VMRI digitaliseert dossierbeheer in 6 weken met AXI Adaptive Case Management

Het Vlaams Mensenrechteninstituut (VMRI) beschermt en bevordert als onafhankelijk instituut de mensenrechten in Vlaanderen. Deze recent opgestarte instelling - die ijvert voor gelijke kansen voor alle burgers en beleidsmakers en de bevolking meer vertrouwd maakt met de mensenrechten - maakt gebruik van de digitale dossierbeheeroplossing van AXI om meldingen en klachten van burgers efficiënt en snel te behandelen.

Erbij vanaf de start 

VMRI ging bij de lancering van hun website - in samenwerking met Ordina - op zoek naar een dossieropvolgingssysteem waar burgers heel eenvoudig melding kunnen maken van een schending van mensenrechten. “Met een digitaal dossierbeheersysteem kunnen meldingen efficiënter gemonitord worden en kunnen wij slachtoffers sneller verderhelpen.” zo vertelt Heidi Vander Poorten, Adjunct Directeur bij VMRI 

Partner van de Vlaamse Overheid 

Dankzij de jarenlange samenwerking met het Agentschap Binnenlands Bestuur en de deelname aan het raamcontract voor de digitalisering van de Vlaamse Overheid stelde AXI zich kandidaat. Zelfs een strakke deadline van 6 weken hield het AXI team niet tegen om dit project binnen tijd en budget op te leveren. 

Door onze jarenlange expertise en talrijke projecten binnen de overheid kon AXI dankzij de klachtenmodule binnen AXI Adaptive Case Management garant staan voor een snelle ontwikkeling en implementatie.

Zes weken voor oplevering 

AXI zorgde voor een snelle oplevering van het back-office registratiesysteem voor meldingen van mensenrechtenschendingen en klachten in verband met discriminatie. 

In exact 6 weken werd het volledige portaal gebouwd en geïmplementeerd in de website van het VMRI. Begin februari ging de workshop analyse van start. Vier weken later, na de opzet van alle technische aspecten zoals API’s, SharePoint setup en het toegangsbeheer, lag de demo klaar. De twee laatste weken voor de go-live werden gebruikt om de laatste hand te leggen en trainingen voor de medewerkers te organiseren om het portaal optimaal te kunnen gebruiken.  

Zo leverde het AXI-team 5 dagen voor de lancering een ready-to-use product op.

Beter overzicht en sneller hulp bieden 

Met AXI Adaptive Case Management mist het VMRI geen deadlines, kan het sneller eerstelijnsbijstand bieden aan slachtoffers en verhoogt het de efficiëntie van het instituut. ‘Het dossierbeheersysteem zorgt voor een overzichtelijk taakbeheer en laat medewerkers beter samenwerken’, zo beaamt Heidi. 

Meldingen van burgers worden geregistreerd via de website en automatisch doorgezet naar AXI Adaptive Case Management. Dossierbeheerders kunnen via het dossieroverzicht in de software alle klachten en meldingen case-by-case opvolgen. Dankzij het overzicht worden deadlines gerespecteerd, gaat geen enkel dossier verloren en worden wachttijden substantieel korter zodat slachtoffers sneller geholpen worden.

Via het dossieroverzicht kan elk dossier in detail bekeken worden en kunnen VMRI werknemers de voortgang behandelen en duidelijke actiepunten definiëren. Hieronder een voorbeeld van een dossier.

Met de taakgestuurde applicatie die geïmplementeerd is in de back-office tool (zie screenshot hieronder), kunnen vervolgstappen gedefinieerd worden. Zoals bijvoorbeeld het maken van inhoudelijke analyses, het opstellen van adviesverlening of een onmiddellijke overdracht naar de geschillenkamer.