Van onbeheerde bestandsservers naar onbeheerde Teams?

Modern Workplace
29 juli 2020
Dankzij onze Teams Governance app en ons Employee Productivity Services Team kunt u er zeker van zijn dat al uw Teams correct worden beheerd en uw werknemers efficiënt kunnen (samen)werken.

Ik meld u waarschijnlijk niets nieuws als ik u vertel dat het gebruik van Microsoft Teams significant is gestegen als gevolg van (of dankzij…?) de huidige COVID-19-pandemie. Dat zijn een heleboel mensen die chatten, videobellen en (samen)werken op het platform.

Maar Teams is veel meer dan alleen dat. Teams kunnen immers ingericht worden als complete werkplekken met tabs voor documenten, rapportage (Power BI), taakbeheer (Planner), etc.

En zowat iedereen kan zelf nieuwe Teams aanmaken indien selfservice is toegestaan door de beheerders. Selfservice is een geweldige feature, aangezien dit gebruikers in staat stelt om zelf zaken op te zetten en aan te maken. Op die manier hoeven gebruikers voor dergelijke taken niet voortdurend de IT-afdeling in te schakelen.

Wat was het probleem met bestandsservers?

U herinnert zich vast ook nog de tijd waarin we werkten op bestandsservers en netwerkshares met elk een letter als naam. Maar wat was daar nu eigenlijk mis mee? En waarom zijn we ooit overgeschakeld naar oplossingen zoals Microsoft SharePoint en Teams?

  • Bestandsservers hebben geen ingebouwd versiebeheer.
  • De beveiliging van de bestandsserver wordt beheerd door IT, waardoor veel bestanden op die manier verborgen blijven.
  • Het is moeilijk om in een volledige bestandsserver te zoeken naar een bestand. Elke zoekopdracht begint, zonder search index, telkens opnieuw van nul en zoekt bovendien ook niet binnenin de documenten.
  • Er is nog veel legacy onder de aanwezige bestandsstructuren met mappen zoals ‘Jim-old’ of ‘archive’ die op de server blijven staan, maar geen nut meer hebben.

Wat is het probleem met onbeheerde Teams?

De meeste gebruikers zijn reeds zodanig overtuigd dat Teams hun werkleven beter zal maken, dat ze de oplossing zo snel mogelijk willen adopteren en gebruiken. Maar lost de tool dan automatisch ook alle bovenvermelde problemen op? Niet echt...

  • Om te beginnen is er wel versiebeheer ingebouwd, dus dat is al een groot pluspunt!
  • De beveiliging wordt beheerd door de gebruikers zelf, waardoor o.a. toegang tot verborgen bestanden eenvoudig aangevraagd kan worden via mail. Maar ook dit is geen ideale situatie, wanneer eigenaars bijvoorbeeld niet (onmiddellijk) reageren op verzoeken.
  • Het is heel makkelijk om in alle bestanden te zoeken, aangezien SharePoint (waar de bestanden bewaard worden) op regelmatige basis alle documenten doorloopt en zo bijzonder snel het juiste document kan vinden. Behalve in bestanden waar iemand geen toegang tot heeft. Deze zullen dan ook niet weergegeven worden in de zoekresultaten.
  • Teams is nu nog jong, maar over een paar jaar heb je honderden verlaten en vergeten Teams. Gebruikers en eigenaren hebben het bedrijf misschien verlaten, bepaalde Teams worden niet meer gebruikt wegens, bijvoorbeeld, een gesloten project of slechts enkelen weten van het bestaan van het team en waar het te vinden is.
  • Gebruikers zijn daarnaast by default ook vrij om binnen een Team elke gewenste mapstructuur aan te maken zonder enige regels omtrent consistentie en/of structuur en opbouw.

Simpelweg aan de slag gaan met Teams lost het probleem dus ook niet op! Maar wat dan wel?

Manage uw Teams dankzij Teams Governance

Teams governance is meer dan alleen technologie, het is namelijk een manier om uw belangrijkste bezit te beheren, namelijk: informatie.

Organisaties zijn bereid om veel budget vrij te maken voor hun ERP (Enterprise Resource Planning software) systeem, omdat de daarin aanwezige processen het bedrijf draaiende houden en er veel bestuur aan de gang is om ervoor te zorgen dat alles geordend en correct blijft.

Moeten we dit dan ook niet doen voor onze work-in-progress samenwerkingsomgevingen?

Dankzij volgende regels voor uw Teams komt u bijvoorbeeld al een heel eind verder:

  • Teams kunnen voor de duidelijkheid ingedeeld worden in verschillende categorieën zoals projecten, processen, thema’s en real-life ‘people teams’.
  • Teams dienen goedgekeurd te worden voordat ze worden aangemaakt om duplicatie en irrelevantie te voorkomen.
  • Teams moeten standaard open zijn of een eigenaar moet kunnen onderbouwen waarom dit niet het geval is.
  • Dankzij een vervaldatum in te stellen per Team, wordt de eigenaar na een bepaalde tijd gevraagd of het team nog steeds een reden heeft om te bestaan.
  • Teams die geen eigenaar hebben, worden automatisch gearchiveerd of verwijderd, tenzij iemand in een bepaald Team wenst verder te werken. Of misschien nog beter, net voordat het laatste teamlid ontslag neemt of met pensioen gaat, wordt er gezocht naar een nieuwe eigenaar die verantwoordelijk is voor de aanwezige informatie en het verdere bestaan van het Team in kwestie.

Dit alles doen lijkt veel manueel werk, maar dat hoeft niet zo te zijn. Dankzij onze Teams Governance app en ons Employee Productivity Service Team kunt u er zeker van zijn dat al uw Teams correct worden beheerd, geen Teams onder de radar glippen en dat de samenwerking in de organisatie volledig gestroomlijnd is. Contacteer ons voor meer info!

Geschreven door Sebastiaan Mindreau