hera medewerkers werken digitaal samen aan internationale zorgprojecten
hera, het onafhankelijk Belgisch adviesbureau in de publieke gezondheidszorg, streeft ernaar om haar medewerkers efficiënter te laten samenwerken aan talrijke internationale gezondheidsprojecten. De doelstelling van hera is dan ook niet mis te verstaan: zij willen het recht op gezondheid en ontwikkeling voor iedereen bevorderen.
Aan AXI werd gevraagd om een digital workplace project uit te werken én de medewerkers te begeleiden en te trainen.
Over hera
hera werkt samen met een netwerk van experts, onderzoeksorganisaties, overheden, NGO's en volksgezondheidsinstellingen. Het adviesbureau bestaat uit een internationaal multidisciplinair team van hoogopgeleide professionals die hun expertise in gezondheids- en ontwikkelingsonderzoek, programmering, evaluatie en beleid samenbrengen.
hera is actief sinds 1990 en heeft bijgedragen aan de versterking van de gezondheidssectoren in meer dan 100 landen in Afrika, Azië, het Caribisch gebied, Europa, Latijns-Amerika, het Middellandse Zeegebied, het Midden-Oosten en de Stille Oceaan.
De samenwerking tussen medewerkers en partners optimaliseren
Voorheen plaatsten hera medewerkers die werkten aan gezondheidsprojecten alle projectgerelateerde documenten op een gedeelde en door AXI beheerde file server. Deze data zat vervat in een diepgaande mappenstructuur en na jarenlang gebruik werd duidelijk dat de opgezette structuur niet ideaal was om vlot documenten terug te vinden en dus aan een redesign toe was.
Omdat een verdere digitalisering de werkzaamheden van de medewerkers substantieel zou vergemakkelijken, was een volgende stap nodig om de samenwerking tussen de medewerkers en hun partners te verbeteren. Voor het aanmaken en opvolgen van projecten werd beroep gedaan op een externe projectapplicatie in de cloud die enkel beschikbaar is voor de medewerkers van het kantoor.
De wens van hera was om het gebruik van alle M365 apps, tools en best practices efficiënt te integreren in de volledige organisatie. Zo werd niet alleen het gebruiksgemak van de medewerkers verhoogd zodat iedereen altijd en overal - en zonder de noodzaak van een VPN verbinding - de benodigde projectinformatie ter beschikking had maar kon daarnaast het gebruik van MS Teams als collaboration tool geïmplementeerd worden.
Het hera Digital Workplace project in detail
Het omvangrijke hera digitalisatieproject werd volgens de AXI methodologie gefaseerd uitgevoerd.
In een eerste fase werden alle documenten gemigreerd van de gedeelde file server naar een nieuwe intranet omgeving die door AXI werd opgezet en vormgegeven. De keuze viel op een SharePoint intranet dat heel intuïtief is in gebruik en alle M365 apps integreert.
In een tweede fase heeft AXI ervoor gezorgd dat alle projecten die in de externe projectapplicatie werden aangemaakt, geïntegreerd werden in MS SharePoint en MS Teams zodat via het intranet centraal alle projectinformatie beschikbaar is voor alle betrokken medewerkers.
Via MS Power Automate wordt op regelmatige basis automatisch gecheckt welke projecten nieuw werden aangemaakt of werden gewijzigd in de externe projectapplicatie. Op basis van deze trigger wordt alle externe informatie doorgepushed naar en up-to-date gehouden in SharePoint.
Bijkomend wordt dankzij deze trigger voor nieuwe projecten automatisch een MS Team aangemaakt in M365 waarin de voorgedefinieerde teammembers en de benodigde folder structuren worden aangemaakt. Wanneer een project wordt afgesloten in de externe projectapplicatie wordt ook deze informatie gesynct - via een Power Automate trigger - met SharePoint. Bij het afsluiten van een project wordt automatisch het aangemaakte Team gearchiveerd om wildgroei te voorkomen en de structuur up-to-date te houden. Belangrijk om weten is dat het Team dan wel niet meer voorkomt in de lijst met actieve Teams maar dat medewerkers wel nog alle bij het afgesloten project horende documentatie kunnen blijven raadplegen via SharePoint.
Dankzij deze door opzet kan hera voortaan rekenen op het behoud van een goede M356 structuur wat de samenwerking alleen maar bevordert.
hera medewerkers kunnen er dankzij de M365 applicaties en features op rekenen dat:
- voor alle nieuwe en lopende projecten via Power Automate automatisch een Team met verschillende kanalen en een voorgedefineerde folderstructuur en teammembers worden klaargezet.
- alle afgesloten projecten op Teams worden gearchiveerd.
- in SharePoint iedere medewerker alle projecten kan opvolgen en de details en documenten kan bekijken via de bijbehorende link.
Het grootste voordeel is dat medewerkers die geen licentie hebben voor de externe projectapplicatie nu wel via hun M365 licentie alle projecten kunnen raadplegen en indien nodig de status ervan kunnen opvolgen.
In een derde fase werd ook een oplossing gevonden om de samenwerking met heel wat subcontractoren - die een belangrijke rol spelen in alle zorgprojecten - te optimaliseren.
Voor al deze subcontractoren - die fungeren als freelance experten - dienen cv’s opgeladen en centraal bewaard te worden.
Voorheen kwamen de cv’s binnen via e-mail en werden ze manueel opgeladen op de gedeelde file server. Dit manuele proces werd volledig geautomatiseerd. Concreet betekent dit dat er nu één centrale SharePoint lijst bestaat met alle subcontractors met daaraan gelinkt hun cv.
De subcontracter dient hiervoor zelf de benodigde acties te ondernemen:
- De subcontractor vult via een formulier op de hera website alle gegevens in en laadt zijn/haar cv op.
- Vervolgens wordt automatisch een mail verstuurd naar een centrale mailbox.
- Via een Power Automate flow wordt alle informatie uit deze mail in een SharePoint lijst bijgehouden waar alle subcontractors opgelijst staan. Het cv dat als bijlage in de mail zit, wordt opgeslagen in een aparte document library die vervolgens gelinkt wordt aan de betreffende contractor in de SharePoint lijst.
'Het opbouwen en uitwerken van ons virtueel kantoor is nu volledig afgerond. Het is een hele participatieve samenwerking geweest met AXI die het proces heeft begeleid op een professionele, flexibele maar ook aangename manier.
Ze hebben tijd genomen om goed te begrijpen wat onze noden waren, hebben de medewerkers een training gegeven met goede tips en tricks en bleven beschikbaar na het uitwerken van de verschillende stappen om samen tot een optimaal resultaat te komen.'
