AZ Sint-Blasius stapt zorgeloos over naar Microsoft Exchange Online
Vaarwel lokale Exchange Server, hallo cloud
Algemeen Ziekenhuis Sint-Blasius migreerde in 2022 zo’n 1.500 mailboxen van haar medewerkers van Microsoft Exchange on-premises naar Microsoft Exchange Online. De zorginstelling koos resoluut voor de cloud en optimaliseerde hiermee haar (digitale) werking en veiligheid.
AXI leidde het project in goede banen: van voorbereiding en uitvoering, tot de opvolging na de migratie.
AZ Sint-Blasius
Algemeen Ziekenhuis Sint-Blasius, met vestigingen in Dendermonde en Zele, is met haar 1.341 medewerkers, 176 artsen en 438 erkende bedden een belangrijke zorginstelling in Oost-Vlaanderen. Het ziekenhuis zet zich dagelijks in voor de gezondheid van de bevolking. Kwaliteit, innovatie, een persoonlijke benadering en duurzaamheid staan hierbij centraal.
Digitale werkplek optimaliseren en veiligheid verhogen
De digitale werkplek optimaliseren, dat was het uitgangspunt voor AZ Sint-Blasius toen het in 2021 intern de koppen bij elkaar stak. De zorginstelling had nood aan grotere postvakken voor de bedrijfsmailboxen van medewerkers en wilde bovendien MS Teams en het Intranet integreren. Daarnaast wilde het ook de mobiliteit verhogen zodat data van buiten het ziekenhuis raadpleegbaar werden en was het verhogen van de veiligheid een must. Het ziekenhuis, dat tot voor kort werkte met een lokale Exchange Server, onderzocht de mogelijkheden en raakte al snel overtuigd van de voordelen van de cloud. Het besliste om over te stappen naar Microsoft Exchange Online. AZ Sint-Blasius zette het project met haar IT-manager en System Engineer op en configureerde zelf de Exchange Hybrid Server en AAD Connect. De eerste stappen waren gezet.
Microsoft Exchange Online: een match made in heaven voor AZ Sint-Blasius
Microsoft Exchange Online, een cloud dienst, geeft gebruikers altijd en overal toegang tot hun mailbox, ongeacht van op welk apparaat ze dat doen. Mails, een agenda, contactpersonen en taken zijn steeds up-to-date en synchroon. Bovendien is het een veilig alternatief voor een fysieke server on-premises en geeft het gebruikers een mailbox met een veel grotere capaciteit. Een volle mailbox is zo voorgoed verleden tijd. Kortom: exact datgene waarnaar AZ Sint-Blasius op zoek was.
AXI ontzorgt AZ Sint-Blasius
Gaandeweg echter bleek de migratie voor AZ Sint-Blasius zeer tijdsintensief en stootte het ook op enkele issues waar de hulp van een expert met ervaring nodig was. Zo kwam het dat in december 2021 AXI benaderd werd om het ziekenhuis te ondersteunen met de migratie van zo’n 1.500 mailaccounts, de inrichting van de Exchange Online omgeving en de integratie met Active Directory.
Volledige migratie en ingebruikname in amper tien weken
Het project werd gerealiseerd in een totale doorlooptijd van tien weken en werd stapsgewijs aangepakt. Er werd steeds volgens hetzelfde stramien gewerkt: eerst werd de nodige communicatie naar de eindgebruikers gevoerd door een AXI projectmanager, daarna voerde een AXI engineer de migratie uit. De engineer bleef nadien constant ter beschikking om de nodige support te voorzien voor de gemigreerde gebruikers. Verliep dit vlot, dan werden nieuwe gebruikers volgens hetzelfde stramien benaderd. In de eerste week werd het aantal mailboxen dat gemigreerd werd bewust beperkt gehouden. Zo konden issues in kaart worden gebracht. Het aantal te migreren mailboxen werd bij elke fase groter. In totaal werden uiteindelijk zo’n 1.500 mailboxen gemigreerd.
Na de migratie werd een opleiding voorzien voor de IT-beheerders van het ziekenhuis zodat ze het verdere beheer zelf konden doen. AZ Sint-Blasius kon ook, via de vooraf afgesproken SLA, bij vragen of issues gedurende een periode van 1 maand rekenen op de service van de AXI helpdesk.
Voor herhaling vatbaar
AXI realiseerde het project binnen de afgesproken doorlooptijd en het vooropgestelde budget en kijkt terug op een geslaagd project. Ook Jeff De Smet, System Engineer bij AZ Sint-Blasius kijkt terug op een vlotte samenwerking: ‘Door de jarenlange expertise van AXI en de parate technische kennis van de AXI engineer, is de migratie naar Exchange Online veel vlotter gegaan dan we hadden kunnen dromen. AXI zorgde voor een totale ontzorging en grote tijdsbesparing. Issues die haast onvermijdelijk optreden bij zo’n traject, werden snel en efficiënt opgelost door de AXI engineer. We zouden het zo opnieuw doen!’
Ook in de toekomst blijven AXI en AZ Sint-Blasius alvast samenwerken. Naast het fungeren als go-to-partner voor de opvolging van dit project, zal AXI binnenkort ook de Exchange Server upgraden.
Fotocredits: Filip Erkens
