Vrouw in een videocall
15/11/2018

Ontdek Microsoft Teams

Productief zijn op de werkvloer is niet altijd vanzelfsprekend. Sociale media loeren altijd om de hoek en dan zijn er collega’s die af en toe opduiken met vragen of een praatje komen slaan. Maar wanneer je effectief aan werken toe komt, zijn er nog hindernissen om te overwinnen. U moet alle verspreide informatie bijeen zoeken, ervoor zorgen dat uw favoriete documenten en mappen up-to-date blijven met alle bedrijfssystemen en versies en die informatie ook nog eens goed beveiligen zonder de eindgebruiker daarmee lastig te vallen. Terwijl u eigenlijk alleen maar snelle toegang wou tot cruciale informatie. Maar gelukkig kan de nieuwe applicatie van Office 365 hierbij een handje helpen.

 

Teams is het antwoord van Microsoft op (het concurrerende) Slack. Die laatste levert goed werk bij het ondersteunen van development teams, maar er is zoveel meer beschikbaar in Teams waardoor ook andere departementen hier voordeel kunnen uithalen.

 

Laten we even de interface analyseren:

 

 

  1. Teams: een team is een groep mensen die samenwerkt rond een bepaald thema zoals HR, Marketing, Sales of Project XYZ. De beveiliging wordt opgezet rond dat specifieke Team zodat alle documenten of taken die erin aangemaakt worden, afgeschermd zijn van de buitenwereld.

  2. Channels: voor een betere organisatie en stroomlijning binnen een Team, kunnen ook Channels of kanalen worden aangemaakt. Het ‘General’ Channel staat standaard in elk Team als startkanaal, maar u kan zelf verdere opsplitsingen gaan toevoegen. Zo kunt u bijvoorbeeld HR onderverdelen in de kanalen 'Cultuur', 'Recrutering' en 'Employer Branding'. Elk Channel heeft net zoals een Team de eigen documenten, taken, etc.

  3. Tabs: elk Channel kan verschillende tabs omvatten. Een Tab duidt op een soort applicatie die binnen een bepaald Channel gebruikt kunnen worden. Zo kan een HR Team bijvoorbeeld de volgende Tabs hebben in hun Recrutering Channel:

 

  • Documenten: hier worden documenten bewaard zoals vacatures, facturen voor recruteringsagentschappen, paswoorden van social media, etc. Documenten kunnen los of in mapjes worden bewaard.

  • Taken: via de Office 365 Planner kan HR bijvoorbeeld de verschillende stadia waarin de sollicitanten zich bevinden te organiseren of to do's aan collega's toekennen.

  • Notities: notities van sollicitatiegesprekken of meetings kunnen veilig bewaard worden binnen het HR Team.

  • Conversaties: deze chatfunctie is een soort virtuele meeting room. Ook al zitten de collega's fysiek niet samen, toch kunnen ze in teamsverband digitaal communiceren door het sturen van berichten of delen van links / documenten of organiseren van een videochat (mogelijk gemaakt door Skype For Business).

 

Zoals u in ons voorbeeld kunt zien, heeft het HR Team zich nu op één gecentraliseerde en dynamische plek georganiseerd. Hierdoor hoeft het HR Team niet meer eindeloos te zoeken op het intranet naar de status van een sollicitant of het aantal gegadigden voor een vacature.

 

Ook u kunt zich op een dergelijke manier gaan organiseren en dit in zowel Teams als in onderliggende Channels. Wanneer u lid bent van een Team zal dit automatisch verschijnen in uw Team lijst, die u ook aan uw favorieten kunt toevoegen. Ga dan gewoon naar het gewenste Channel, en voilà, daar heeft u alle nodige documenten, taken en andere tabs zoals externe websites of surveys. En omdat Office 365 Groups alle O365 applicaties beheert zijn alle taken en documenten beveiligd, gebruikmakend van dezelfde gecentraliseerde lijst van uw teamgenoten.

 

Microsoft Teams, zeker en vast een sterke aanrader.

 

 

Geschreven door Sebastiaan Mindreau, Digital Strategist bij AXI

Stuur ons uw reactie

 

We laten ons graag inspireren