AXI ondersteunt Vygon met digitaal communicatieplatform

Vygon is een toonaangevende wereldspeler op het gebied van single-use medisch en chirurgisch apparatuur, met een sterke nadruk op productinnovatie, ontwikkeling en betrouwbaarheid. Het bedrijf bestaat uit 26 onafhankelijke filialen over de hele wereld en streeft naar verbetering van de communicatie en samenhang tussen de aangesloten maatschappijen en een sterker gevoel van verbondenheid onder de werknemers.

De bedrijfsstructuur van Vygon is traditioneel gebaseerd op haar netwerk van zeer onafhankelijke, autonome filialen over de hele wereld. De bewezen belangrijkste voordelen van dit model omvatten geografische nabijheid van klanten, kennis van de lokale cultuur en marktdynamiek en het vermogen om snel te reageren op klant- en marktvereisten. Het bedrijf heeft echter ook ingezien dat deze aanpak nadelen heeft, zoals Jean-Claude Couturier, Forecast & Corporate Flow Manager bij Vygon, uitlegt: “Terwijl de autonomie van elk filiaal altijd een zeer positieve invloed heeft gehad op klantrelaties, zijn we ons gaan realiseren dat een hechtere gemeenschap en meer integratie tussen de aangesloten bedrijven extra voordelen zou kunnen opleveren. De informatie- en voorraadbeheerflow kan lastig zijn, aangezien we geen centraal ERP systeem hebben."

“Bovendien zorgt de onafhankelijke, autonome aanpak ervoor dat veel affiliates zich uitsluitend op hun eigen patch richten en terughoudend zijn om verandering te omarmen; ze zien zichzelf niet als onderdeel van een groter geheel”, vervolgt Couturier. "Het is duidelijk geworden dat door de informatiestroom intern te verbeteren en ons supply chain management te centraliseren, we de interne kennis en competenties konden maximaliseren en de beschikbaarheid van de voorraad op verschillende locaties konden benutten."

Jens Bontinck, Consultant bij AXI, vertelt: “Als eerste stap gebruikten we een commercieel beschikbaar product - SharePoint by Microsoft -, aangepast aan Vygon's vereisten. Dit product is zeer geschikt voor hun behoeften dankzij het gebruiksvriendelijke interface en cloudinfrastructuur, waardoor het gemakkelijk toegankelijk is vanaf elke locatie in de wereld. Bovendien helpt het enkele van de meer praktische problemen aan te pakken, zoals voorraad effectiever kunnen beheren, gestandaardiseerde formulieren, informatiemateriaal, best practices en trainingsrichtlijnen kunnen centraliseren en informele uitwisselingen tussen medewerkers bevorderen. Het belangrijkste doel was om consistente informatie te verkrijgen en deze voor iedereen beschikbaar te maken."

Het nieuwe platform testen en promoten

Er is een proefproject opgezet met de filialen in Zweden en Duitsland om het nieuwe platform te testen. De eerste feedback van gebruikers was positief en het project zal nu een tweede testfase ingaan, waarin eventuele problemen die tijdens de eerste run zijn geïdentificeerd, te elimineren. Momenteel is de uitrol over alle filialen gepland voor het eerste kwartaal van 2017. Het platform zal voornamelijk worden gebruikt voor centrale planning en verkoop, maar ook voor lokale inkoop. Het wordt de belangrijkste tool voor de toeleveringsketen, van inkoop tot en met verkoop en zal het mogelijk maken dat overtollige voorraden in het ene land effectief naar andere landen kan worden verdeel waar tekorten zijn. Er zijn echter een paar uitdagingen en hindernissen die moeten worden overwonnen voordat het project wereldwijd kan worden uitgerold.

“Omdat we momenteel ook bezig zijn met de implementatie van een nieuwe bedrijfsstructuur gebaseerd op business units en een nieuw APS (Advanced Planning System) intern ontwikkeld hebben, is het een uitdaging om de tijd en middelen te vinden om de uitrol vooruit te helpen”, legt Couturier uit. "Deze tool kan voor ons een geweldige oplossing blijken te zijn, maar een van de belangrijkste uitdagingen voor de toekomst zal zijn om het personeel aan te moedigen het te gebruiken op een regelmatige basis; we moeten het duidelijk positioneren als een kans voor verbeteringen en niet nog een andere tool die ze moeten gebruiken. Samen met AXI werken we eraan om dit aspect van het project verder te ontwikkelen. We bereiden trainingsmateriaal en alternatieve methodes voor, zoals games en interactieve communicatie, om het gemeenschapsgevoel onder het personeel te bevorderen.
van de gemeenschap onder het personeel."

Verdere uitdagingen die moeten worden aangepakt, zijn onder meer het identificeren van de technische beperkingen van het platform, gebruikersrechten beheren en de tool aanvullen met relevante en informatieve inhoud. Bontinck besluit: “AXI zal Vygon blijven ondersteunen en bijstaan bij het aanpakken van deze problemen en het aanpassen en vormgeven van het hulpmiddel naarmate het zich in de loop van de tijd ontwikkelt, ervoor zorgen dat het aan alle behoeften van de gebruikers voldoet en dat ze er het maximale kunnen uithalen."