Parkwind vermijdt wildgroei in MS Teams dankzij Team Governance App

Foto credits: Vedran Horvat en Menno Mulder

Parkwind vertrouwt op AXI voor de implementatie van de Team Governance App en de ontwikkeling van haar Microsoft 365 applicaties

Parkwind, gespecialiseerd in de ontwikkeling en productie van offshore windenergie, maakt steeds meer gebruik van MS Teams. Overtuigd dat een goede governance op dit platform cruciaal is om het beheersbaar te houden, koos het proactief voor het gebruik van de Team Governance App van AXI. Dat heeft hen alvast geen windeieren gelegd. Vandaag geniet Parkwind van een beheersbare IT-werkplek en -omgeving zonder wildgroei. Bovendien zagen ze in AXI een geschikte IT-partner voor de uitbouw van enkele additionele applicaties zoals een applicatie om ‘lessons learned’ op te volgen en een nieuw Document Management System (DMS). Van een goede samenwerking gesproken.

Parkwind overtuigt met windenergie

Parkwind N.V. is een Belgisch internationaal bedrijf, ontstaan in 2012, dat offshore windenergie beschikbaar maakt. Ze bezitten 201 turbines die een capaciteit van ongeveer 771 megawatt produceren. Ze voorzien jaarlijks 800.000 gezinnen van energie en zo dragen ze dagelijks bij aan een duurzame toekomst.

Wildgroei vermijden en MS Teams beheersbaar houden

Anno 2020 stelde Parkwind zo’n 115 werknemers te werk. Allemaal werkten ze al met Microsoft 365. Zo werd ondermeer SharePoint gebruikt als Document Management System en Skype for Business als (interne) communicatietool. Ook enkele early adopters binnen het bedrijf hadden al een paar teams in MS Teams aangemaakt om samen te werken. Het IT-team voorzag dat MS Teams steeds vaker gebruikt zou worden en wilde hier op anticiperen. ‘Het is snel gebeurd. Nieuwe teams (met kanalen) die voor elke kleine of grote samenwerking worden aangemaakt, teams zonder eigenaar, … ‘Wij wilden een wildgroei vermijden en MS Teams beheersbaar houden conform onze informatiebeheerrichtlijnen.’, zo zegt Helmoed Van Cauwenberge, Information Coordinator & Gegevensbeschermingsverantwoordelijke bij Parkwind. De organisatie koos daarom in 2020 om met AXI samen te werken.

Implementatie van de Team Governance App van AXI

Na een grondige analyse van de manier van werken bij Parkwind en een definiëring van de noden en behoeften, werd de Team Governance Applicatie geïmplementeerd. De tool voorkomt wildgroei door templates te genereren bij het aanmaken van een team waardoor achterliggend (al dan niet automatisch) een goedkeuringsproces in gang gezet wordt. Daarenboven geeft de tool een overzichtelijke weergave van het aantal teams in een organisatie en de teams die gedeeld worden met externen, ‘slapend’ zijn of geen owner hebben, … Kortom de oplossing waar Parkwind naar op zoek was. Na de implementatie werden ondermeer opleidingen voor het gebruik van de app georganiseerd door AXI en werd er support voorzien in geval van issues of onduidelijkheden.

Nog voor we Teams hebben geïmplementeerd in 2021, hebben we met ons IT team nagedacht over governance van die applicatie’, zo getuigt Katja Van Remoortere, IT Services Manager bij Parkwind. ‘Die governance is een combinatie van processen en systemen, die moet leiden tot een efficiënt beheer van toegangsrechten, operationele efficiëntie voor onze gebruikers en een gecontroleerde manier om bedrijfsdata op te slaan en te delen. Met de support van AXI zijn we gekomen tot een oplossing, die zowel voor onze mensen binnen IT, als voor onze gebruikers, een gestroomlijnd kader biedt

Structureel samenwerken

Ondertussen is de samenwerking tussen AXI en Parkwind uitgegroeid tot een duurzame, proactieve relatie. Parkwind steunt zowel voor M365 consultancy als voor tweedelijnsupport op AXI. ‘Door deze allround AXI 365 overeenkomst kan Parkwind op continue basis beroep doen op M365 consultants en system engineers’, zo zegt Nicolas De Zutter, M365 Consultant bij AXI.

En daar blijft het niet bij. AXI ondersteunt Parkwind ook bij onder andere de ontwikkeling van nieuwe applicaties via maatwerk of low code development, de automatisering van tijdsintensieve en recurrente processen (Power Automate) en het proactief inlichten over M365-ontwikkelingen.

Twee Microsoft 365 applicaties in de kijker

AXI ontwikkelde onder andere een applicatie om ‘lessons learned’ beter op te volgen. Deze strategische applicatie laat Parkwind toe om kennis centraal te beheren en optimaal te gebruiken voor nieuwe projecten.

‘De vakkennis, proactiviteit en originele kijk van de AXI consultants maakt onze samenwerking tot een succes. AXI slaagt erin onze ideeën te vatten en om te zetten naar een IT-tool. Ook in de toekomst blijven we daarom graag met partners zoals AXI samenwerken’, zo zegt Helmoed Van Cauwenberge, Information Coordinator & Gegevensbeschermingsverantwoordelijke bij Parkwind.

Parkwind zal het DMS met lifecycle management functionaliteiten gebruiken om ISO bedrijfsdocumenten, die een officiële beoordeling of goedkeuring vereisen door verschillende interne rollen, te beoordelen en goed te keuren. Bijvoorbeeld QA, HSSE-documenten en sjablonen.

‘Parkwind zorgt er voor dat we worden uitgedaagd en dat we scherp blijven. We gaan steeds op zoek naar de best mogelijke oplossingen voor hun noden’, aldus Nicolas De Zutter. Toen Parkwind een nieuw DMS wilde ontwikkelen om beleidsdocumenten zoals policies en procedures beter en proactief te kunnen beheren, gingen ze hiervoor opnieuw naar de markt zodat ze objectief een idee konden krijgen welk type DMS (off the shelf, maatwerk, …) het meest geschikt zou zijn. ‘Ze wilden niet automatisch voor SharePoint of een Power Platform oplossing kiezen omdat AXI de vaste M365 partner was. AXI kwam uiteindelijk zowel qua oplossing als partner als winnaar uit de bus.’