Dorien Vandormael i-mens
01/09/2021

AXI & i-mens ideathons om business uitdagingen concreet aan te pakken

Recent zette zorgorganisatie i-mens een dataproject op samen met data analisten van AXI. Om de concrete behoefte goed te analyseren organiseerden AXI en i-mens een ideathon, een brainstormsessie met een klein multidisciplinair team waarbij AXI de rol van scheidsrechter en neutrale spelverdeler op zich nam. Een mooi voorbeeld van design thinking en business modeling waarbij de resultaten meer dan bevredigend waren. 

 

 

Lees hieronder het interview tussen Sebastiaan Mindreau, Innovation Manager bij AXI en Dorien Vandormael, Strategisch Manager Innovatie bij i-mens.

 

Het interview bestaat uit verschillende onderdelen. U kunt dit interview sneller doorlezen door op één van onderstaande rubrieken te klikken.

 

Introductie: wie is i-mens?

Strategie & visie van i-mens

De uitdagingen van i-mens als moderne zorgorganisatie

Draagvlak: hoe succesvol draagvlak creëren - waarom gekozen voor AXI?

AXI en i-mens ideation: welke stappen - AXI aanpak - de rol van AXI - lessons learned

Introductie

Sebastiaan Mindreau: Hoe kan je i-mens als organisatie het beste omschrijven?

 

Dorien Vandormael:


i-mens is een zorgorganisatie met 100.000 klanten in Vlaanderen en Brussel en heeft zo’n 12.000 medewerkers in dienst. Onze zorgmedewerkers komen in nauw contact met mensen doorheen hun volledige levenscyclus. Zo verlenen we zorg van voor de geboorte en aan de allerkleinsten tot en met zorg aan mensen aan het einde van hun leven.

 

Het aanbod gaat van thuiszorg, gezinshulp, poetshulp, kinderdagverblijven tot woon-en zorgcentra.

 

i-mens wil als innovatieve zorgorganisatie alle zorg zo kwaliteitsvol mogelijk organiseren zodat iedere klant met zijn specifieke vraag of behoefte op de meest comfortabele en kwaliteitsvolle manier thuis kan blijven wonen.

Strategie & Visie

Sebastiaan Mindreau: Wat is de strategie en de visie van i-mens?

 

Dorien Vandormael:


Bij i-mens vervul ik de functie van Strategisch Manager Innovatie. Vanuit deze rol zit ik samen met mensen op het terrein om zo mee de strategie van de organisatie vorm te geven. i-mens denkt continu na over het organiseren en optimaliseren van de zorgverlening op korte termijn maar er wordt ook nagedacht over hoe wij op lange termijn zorg moeten gaan verlenen en hoe de zorg er dus zou kunnen uitzien in 2050.

Sebastiaan Mindreau: Hoe worden al deze toekomstideeën verder geconcretiseerd? 

 

Dorien Vandormael:


Samen met mijn collega’s organiseer ik bijvoorbeeld toekomstoefeningen. Zo werd een paar weken geleden nagedacht over hoe de residentiële zorg er in de toekomst moet uitzien. Met als grote hamvraag: ‘Op welke manier zou jij zelf graag oud willen worden?’

 

Alle antwoorden dienen dan vertaald te worden naar hoe i-mens als zorgorganisatie zich hierop kan organiseren en tegemoet kan komen aan de veranderende noden en behoeften van onze klanten.

 

Alle concepten worden verder bestudeerd en vervolgens worden concrete projecten opgestart met externe partners. Het betrekken van partners is voor i-mens overigens heel belangrijk en daar kom ik tijdens dit interview zeker nog op terug.

De uitdagingen van een moderne zorgorganisatie

Sebastiaan Mindreau: Wat zijn vandaag de concrete uitdagingen van i-mens?

 

Dorien Vandormael:


Het innovatiebeleid binnen i-mens steunt op drie belangrijke pijlers:

 

Hybride zorg: Hoe kan i-mens de persoonlijke en heel menselijke zorg aan huis verder verbeteren door gebruik te maken van de juiste technologie? Met als doel die zorg nog diepgaander, breder en kwaliteitsvoller te maken. Een mooi voorbeeld, dat vandaag al uitgevoerd wordt, is het organiseren van beeldbellen. Naast het aanbieden van zorg aan huis wordt er bijkomend - op momenten dat er niemand bij de klant aanwezig kan zijn - zorg van op afstand aangeboden door een zorgmedewerker die tijdens een videocall de klant begeleidt. Dat kunnen eenvoudige dingen zijn zoals bijvoorbeeld samen bewegingsoefeningen doen. 

 

Geïntegreerde zorg: Het is heel bijzonder dat een zorgorganisatie als i-mens een rol kan spelen in iemands leven van voor de geboorte tot de laatste levensfase, waarbij het zo flexibel mogelijk kunnen inspelen op de noden en de behoeften in die bepaalde levensfase van groot belang is. i-mens merkt vandaag dat die flexibiliteit en het soepel verloop van de ene dienstverlening naar de andere, nog niet helemaal op punt staat. Om dat te verbeteren worden er concrete projecten opgezet. Een voorbeeld hiervan is een experiment rond het aanbieden van particuliere hulp of burenhulp. Zo wordt nagegaan of kan gesteund worden op de deeleconomie om zorg en vooral hulp te bieden en zo gaten in onze dienstverlening dicht te rijden die we moeilijk of niet georganiseerd krijgen via onze eigen zorgmedewerkers. Opnieuw een mooi voorbeeld van het integreren van externe partners, in dit geval burgers.

 

Data: Hoe kan i-mens als organisatie evolueren naar een datagedreven organisatie? Om via doorgedreven data analyse op menselijk vlak nog beter te kunnen ageren. Het is onze ‘grote droom’ om op termijn zelfs te weten of te kunnen voorspellen - nog voor de klant de vraag stelt - welke zorg hij of zij op dat moment nodig heeft. Het voordeel van predictive analytics is een passend antwoord bieden op een realiteit in heel veel regio’s waar we te kampen hebben met personeelsproblemen. Als we hierop proactief kunnen anticiperen dan helpt ons dat om kwaliteitsvolle zorgverlening te kunnen blijven garanderen. Een relevant dataproject waar we in de toekomst zeker stevig op willen inzetten.

 

Om alles goed te kunnen kaderen, moeten we graven in de korte historiek van i-mens. In maart 2020 is i-mens opgestart vanuit een fusie met 11 zorgorganisaties. Een hele uitdaging om vanuit de verschillende entiteiten alle beschikbare data op elkaar te kunnen afstemmen. De grote uitdaging bestaat erin om ‘appels en peren’ beter met elkaar te kunnen vergelijken. Een uitdagend proces dat i-mens in staat moet stellen om op basis van alle data de geschiedenis maar vooral de toekomst beter vorm te kunnen geven waarbij wordt nagegaan hoe i-mens alle kostbare data zo objectief mogelijk kan benaderen en zaken kan verbeteren of bijsturen waar nodig.

Draagvlak voor uitdagende projecten is een must

Sebastiaan Mindreau: Hoe heb je binnen i-mens het benodigde draagvlak gevonden?

 

Dorien Vandormael:


Het mooie aan een nieuwe organisatie is dat nieuwe opportuniteiten spontaan ‘opborrelen’. Vanuit innovatief standpunt is het fijn om te zien dat we steeds in beweging zijn én blijven. In die beweging heeft i-mens reeds heel duidelijke keuzes kunnen maken.

 

Concreet werd binnen de organisatie gekeken naar waar we echt goed in zijn en waar we ons verder in wilden specialiseren. Zo vindt i-mens het haar taak om de juiste zorgverlener aan huis te brengen zodat mensen zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen. Alles wat daarrond georganiseerd dient te worden, gebeurt in samenwerking met strategische partners. De focus ligt steeds op innovaties die ertoe bijdragen dat een klant beter, kwaliteitsvoller en efficiënter zorg krijgt. Maar daarbij worden ook de zorgverleners niet uit het oog verloren. Het welzijn van een personeelslid is even waardevol en op die manier wordt automatisch draagvlak gecreëerd wat zo ook bijdraagt tot de doelstellingen van i-mens.

 

Om alles helder in kaart te kunnen brengen, heb ik een beslissingsboom opgesteld om elk project eerst te toetsen aan een paar concrete maar bijzonder belangrijke vragen. 
Dat kan zijn: Is dit een vraag van de klant of van de medewerker? Wie zit hierop te wachten? Lossen we hiermee een probleem op? Is het aan ons om dit probleem op te lossen? Alle antwoorden worden verder geanalyseerd en er wordt gekeken of dit past binnen de concrete doelstellingen van de organisatie. 

Sebastiaan Mindreau: Waarom heb je gekozen om dit traject samen met AXI uit te voeren?

 

Dorien Vandormael:


AXI was al in een ander traject binnen i-mens betrokken. Als expert in de zorg bouwden en implementeerden jullie ons nieuw Elektronisch Verpleegdossier voor efficiëntere patiëntrondes. Bovendien werd ik door AXI eerder al gevraagd als gastspreker op een debat rond ecosysteem denken binnen de overheid en de zorg, een debat dat kadert in een onderzoek dat AXI samen met Vlerick heeft opgezet. De connecties waren er, de organisaties kenden elkaar al goed en dit was voor mij het moment om die samenwerking nog intenser te maken. 

Sebastiaan Mindreau: Hoe werd dit project concreet aangepakt?

 

Dorien Vandormael:


Dit concrete traject kreeg vorm vanuit de Cel Data en vanuit mijn eigen ervaringen waarbij we wilden checken op welke issues we vastliepen en waar we dus dieper, out-of-the-box en op een creatieve manier over dienden na te denken.  

 

Als strategisch innovatie manager ben ik trouwens een enorme voorstander om binnen de organisatie op een methodische manier te gaan nadenken. In onze sector is dat echter niet de gewoonte en moet ik soms nog de deelnemers overtuigen. Daarnaast moet je er ook echt iets mee doen. Niets is zo vervelend dan een dag nadenken en dit daarna niet verder vastpakken. Na een week is dan iedereen alles vergeten en komt er niks concreet op tafel. Dat moest absoluut efficiënter en beter. 

AXI & i-mens Ideathon

Sebastiaan Mindreau: Zo kwamen we op het idee om samen een ideathon op te zetten. Kan je daar vanuit jouw ervaring wat meer over vertellen?

 

Dorien Vandormael:


i-mens wou op een methodische manier en met een neutrale, externe scheidsrechter dieper ingaan op twee heel relevante thema’s. Enerzijds werd een intern dataproject opgezet rond kinderzorg, een facet uit de i-mens dienstverlening waar tot op vandaag minder focus op lag qua dienstverlening. 

 

Anderzijds werd een dataproject binnen HR opgezet omtrent de dienstencheques en het HR beleid. HR is een thema dat de nodige aandacht verdient, zeker als je bedenkt dat i-mens toch vooral een dienstenbedrijf is dat werkt met heel wat zorgverleners. De personeelsleden zijn ‘ons goud’ en die moeten altijd en overal prioriteit krijgen. Aan de andere kant was het ook een uitdagend thema als je weet dat die grote i-mens organisatie van 12.000 mensen voortkomt uit 11 aparte vzw’s, die allemaal hun eigen manier van ‘opereren’ hadden. Dat maakte het vooral een heel grote uitdaging waarbij bepaalde zaken moesten opengebroken worden en moest worden nagedacht hoe we ervoor konden zorgen dat het aanwezigheidsbeleid binnen i-mens beter werd. Hoe konden we ervoor zorgen dat medewerkers minder langdurig ziek waren en de uitstroom verminderde?

Sebastiaan Mindreau: Wat waren dan de concrete stappen en de aanpak die jullie volgden?

 

Dorien Vandormael:


We hebben eerst intern wat onderzoek gedaan. Tegen welke items lopen we aan binnen ons intern datatraject. Al onze bezorgdheden en pijnpunten hebben we voorgelegd en besproken met jou (Sebastiaan Mindreau, Innovatie Manager bij AXI) en jullie data expert. Op die manier konden we samen verder analyseren wat de problemen waren en hoe we hiermee verder zouden gaan. 

 

Ik vond het een goede methode om eerst te kijken vanuit onze eigen doelstellingen in het business plan en het opgestelde jaarplan om daar 2 à 3 concrete doelstellingen uit te nemen en te bepalen welke KPI’s we hieraan zouden koppelen om bijgevolg te achterhalen welke parameters we nodig hadden, welke data, etc ... om zo verder het project op te bouwen. Dit is trouwens een werkwijze die we toepassen binnen ons algemeen databeleid. 

 

Via een ideathon konden we alles op een hypothetische manier ‘nabootsen’ en alles op een meer creatieve manier bekijken. Mensen werden op die manier eens uit de realiteit getrokken en konden zo diepgaander over een specifieke topic nadenken. 

 

Bij de selectie van medewerkers die zouden deelnemen, zijn we heel pragmatisch tewerk gegaan. De vragen die we ons stelden waren: Welke mensen hebben hier baat bij? Welke mensen zijn nauw betrokken? Welke mensen zijn expert in deze materie? We hebben de groepen bewust heel klein gehouden: 2 groepen van telkens 8 personen die dan nog eens in twee werden verdeeld. 

 

Ik geloof sterk in de opzet van een multidisciplinaire samenwerking in kleine groepen want dat stimuleert mensen. Ze overstijgen zichzelf naar een hoger niveau en worden ook minder verleid tot de dagdagelijkse discussies. Na deze brainstormsessies volgde een korte samenvatting per groep dat leidde tot twee afwerkte boards waar we dan concreet mee verder wilden gaan.

 

Tijdens de ideathon sessie rond afwezigheidsbeleid hebben we heel goed nagedacht over wat we precies wilden, los van wat kan, los van wat er vandaag is, maar echt vertrekkend vanuit een concreet issue waar een leidinggevende mee geconfronteerd werd. Dat was heel verhelderend en heeft ervoor gezorgd dat we een eerste prototype voor een oplossing klaar hebben.

 

De HR werkgroep heeft dit verder uitgewerkt in een Excel met cijfers en de Bradford Factor (deze formule wordt gebruikt om het ziekteverzuim te meten - de theorie is dat korte, frequente en ongeplande afwezigheden meer verstorend zijn dan langere afwezigheid) om te kunnen aantonen en te kunnen benchmarken of iets goed of niet goed gaat. Dat is een droom want pas dan kan je iets concreet bouwen en visualiseren in Power BI. Anderhalve maand na de ideathons zitten we met een werkend prototype dat een eerste keer werd voorgelegd aan de HR werkgroep rond afwezigheidsbeleid en vanaf september 2021 gaat de werkgroep dit uitvoerig testen om in het najaar een defintieve versie te kunnen afwerken. Dan gaat het snel.

Sebastiaan Mindreau: Wat was jullie ervaring met de AXI aanpak tijdens de ideathon? 

 

Dorien Vandormael:


Wat misschien wel een minpunt is in onze sector, in de zorg maar in de non-profit sector in het algemeen, is dat creatieve manieren van denken, vooral design thinking en business modeling niet zo wijdverspreid of bekend zijn. Door de brainstormtechnieken ervaar je soms wel wat weerstand van bepaalde mensen die absoluut geen idee hebben waar dit allemaal toe zal leiden. 

 

Nochtans is een goede brainstormtechniek zeer zinvol als je het op de juiste manier uitvoert, met de juiste oefeningen en met de juiste timing. Ik vond het mijn taak om die medewerkers hands-on te overtuigen dat deze methodiek wel zinvol is. De doelstelling was om medewerkers volledig mee te nemen in de ideathon, een methode die ze absoluut niet gewoon waren om hen eens echt ‘out-of-the-box’ te laten denken.

 

Daarnaast was het goed dat het over heel concrete zaken ging. Hoeveel medewerkers zijn vaak ziek? Waar zien we de meeste afwezigheid? Hoe gaan we dit aanpakken? Waar begin je dan? Die vragen waren heel zinvol. Het gaat tenslotte ook over data: iedereen is daar mee bezig, iedereen vindt dat dat de toekomst is, maar niemand weet eigenlijk waar het precies over gaat of we spreken allemaal over verschillende zaken. Vandaar was het goed dat we konden vertrekken vanuit een concreet probleem.

Sebastiaan Mindreau: Liepen jullie tijdens de ideathons wel eens ergens tegen aan?

 

Dorien Vandormael:


Er zijn wel een paar zaken waar je voldoende aandacht voor moet hebben als je een ideathon succesvol wil maken.

 

Wij werden geconfronteerd met COVID-19 waardoor we de brainstorms volledig digitaal moesten doen. Digitale brainstorms in plaats van samen fysiek in een ruimte te zitten, dat geeft toch een heel andere dynamiek maar het kon toen echt niet anders.

 

Anderzijds is time management ook een serieuze uitdaging. Vooral het feit dat mensen niet voldoende ‘vrijgesteld’ worden om zich ten volle te kunnen focussen. Als je ideathons plant in een periode dat er veel werk op de plank ligt en je van dat team vraagt om zich heel de dag vrij te maken, dan kan het al eens gebeuren dat die mensen er niet ten volle bij zijn. 

 

Als laatste zou ik nog willen meegeven dat er zeker voldoende aandacht en tijd moet gaan naar terugkoppeling en opvolging. Dat maakt een ideathon pas volledig geslaagd als ook die zaken meegenomen worden.

Sebastiaan Mindreau: Wat heb je geleerd uit de ideathon methode?

 

Dorien Vandormael:


Voor mij zijn er twee heel mooie take-aways op basis van de ideathons.

 

Dankzij de ideathon heb je een goed idee van wat je wil bereiken. Welke KPI’s er aan gekoppeld kunnen worden. Die schets of die tekening vormt de perfecte basis om op verder te bouwen.

 

Anderzijds heb ik ook gemerkt dat door mensen mee te nemen in het verhaal, je niet alleen het draagvlak versterkt maar ook het kennisniveau verhoogt. Dat mag je zeker niet overschatten. Het kennisniveau rond het analyseren van data en hoe je daar mee omgaat, die kennis kan echt nog wel versterkt worden binnen de organisatie en daar kan een partij als AXI de broodnodige ondersteuning bij geven.

Sebastiaan Mindreau: Wat vond je van de rol van AXI tijdens de ideathon?

 

Dorien Vandormael:

 

De meerwaarde van AXI zat in het feit dat een externe partij het proces mee begeleidt op het moment zelf maar ook een periode voorafgaand aan de ideathon. Voordien hebben we samen bepaalde analyses uitgevoerd en kregen we heel objectieve, neutrale vragen van AXI. Zoals: ‘Waarom doe je dit zo? Zou je ook dat niet meenemen in het proces?’ AXI gaf ons heel concreet advies rond bruikbaarheid, zinvolheid en extra doelstellingen waar wij nog niet eerder aan gedacht hadden.

 

Op de dag zelf vervult AXI de rol van scheidsrechter, een soort spelverdeler die op een neutrale manier kan zeggen dat er bijvoorbeeld wordt afgeweken. Bovendien stelden zij gerichte en objectieve vragen, net omdat ze de organisatie niet volledig vanbinnen en vanbuiten kenden. Ze stelden evidenties (voor ons) in vraag. En daar gaat het volgens mij over: out-of-the-box denken, evidenties loslaten en volledig carte blanche krijgen.

 

Kortom, als organisatie ga je in zo’n ideathon met een kleine groep van mensen een waardevol traject aan waarbij de resultaten veel diepgaander zijn. En wat het helemaal interessant maakt voor ons, is het feit dat je nadien ook de nodige technische ondersteuning krijgt om iets concreet vorm te geven en op te lossen.

Sebastiaan Mindreau: Als laatste wil ik graag weten of onze aanpak jullie overtuigd heeft om in de toekomst opnieuw voor AXI te kiezen?

 

Dorien Vandormael:


Absoluut! We hebben waardevolle lessen getrokken uit dit traject. We zouden het vanuit onze interne organisatie de volgende keer iets anders aanpakken. Dit traject was een testcase binnen een testcase. Ook willen we het datatraject en de methodiek samen grondiger testen. Daarnaast willen we van bij het begin meer stakeholders betrekken om samen het project vorm te geven en dus ook samen het draagvlak te creëren. 

 

Het blijft absoluut een must om samen te werken met externe partijen om op basis van de nood die er op dat moment is en ook op basis van het thema dat op dat moment speelt een concrete oplossing aangeboden te krijgen door de externe partner. Niks is namelijk zo frustrerend als een denksessie te organiseren waarbij op het einde van de rit heel goed werd nagedacht over het concept als het nadien niet concreet kan worden uitgevoerd omdat je de technische of business skills mist. 

Zin gekregen om met ons aan de slag te gaan? Neem dan zeker contact op met mij.

 

Dit interview kwam tot stand door de samenwerking tussen Sebastiaan Mindreau, Innovation Manager bij AXI en Dorien Vandormael, Strategisch Manager Innovatie bij i-mens.

Benieuwd hoe AXI innovatie concreet toepast? Lees het in deze blogs

AXIvation weeks 2021 terugblik
Blogs

Een korte terugblik op de AXIvation weeks 2021

AXI organiseerde begin 2021 de AXIvation weeks, in Corona-tijden uiteraard in een andere format met online participatie en volledig contactloze brainstorms. Lees hier de resultaten en maak kennis met de finalisten.

Hack Healthcare 2021
Blogs

AXI innoveert op Hack Healthcare 2021

Op 16 en 17 juni 2021 vond het Open Innovation event Hack Healthcare plaats. Twee dagen om het ecosysteem in de gezondheidszorg te helpen om grote technische en business uitdagingen op de lossen. Twee AXI teams namen maar wat graag deel. Lees hier het verslag.

AXI Innovation Manager Toolbelt
Blogs

De onmisbare Innovation Manager Toolbelt

Innovatie beheren doe je best met de juiste tools. Als Innovation Manager binnen AXI wil ik je in deze blogpost graag inspireren met de tools die ik dagelijks gebruik.

AXI Innovation - meer dan technologie
Blogs

Innovatie gaat niet om technologie

Innovatie gaat in de eerste plaats over vernieuwing, niet over technologisering. Over nieuwe manieren bedenken hoe iets functioneel anders en beter kan. Lees hier hoe je innovatie het beste aanpakt.

Superhelden cartoon
Blogs

De innovatiehelden van AXI

Ondanks het turbulente jaar, werden er in 2020 binnen AXI stuk voor stuk heel mooie, innovatieve ideeën gepresenteerd. Maak hier kennis met onze innovatiehelden, onze medewerkers.

Mensen aan het innoveren
Blogs

Innoveren met multidisciplinaire teams als sleutel tot succes

Zolang we ons tijdens een innovatieproces vroeg genoeg vragen stellen en onze assumpties voldoende durven challengen en valideren, bereiken we sneller een goede uitkomst. Zo blijkt ook uit onze klantinnovaties die we de voorbije jaren stelselmatig hebben uitgerold. 

Vlerick onderzoek vested leadership
Blogs

De overheid: waar verankerend digitaal leiderschap thuis zou moeten zijn

Lees hier de eerste inzichten uit het AXI & Vlerick Business School onderzoek over hoe de overheidssector de veranderingen aanvoelt, hoe ze die aanpakt, en waar de voornaamste hinderpalen liggen.

Wendbare organisaties dankzij ecosystemen
Blogs

Wendbare organisatie binnen sterke ecosystemen als lichtpunt tijdens turbulentie

Wat zijn de voornaamste vereisten voor een geslaagde digitale transformatie in de publieke sector en zorgsector? Lees het hier.

AXI Vlerick Digital Transformation
Blogs

De crisis als burning platform voor digitalisatie en transformatie

Hoe beïnvloedt de crisis de status van digitale transformatie in de publieke sector en zorgsector? Lees het hier.

Vlerick partnership
Blogs

Vlerick & AXI onderzoek 'vested leadership' binnen de overheid

Vanuit het Vlerick Prime Foundation Partnership met AXI werd begin 2020 gestart met een onderzoek naar 'de kracht van ecosysteem denken in de overheid'. Lees hier alle details.

innoveren in tijden van crisis
Blogs

Innoveren in crisistijden... Kan dat?

Wij als AXI zijn er klaar voor. Beter nog, we zijn er voortdurend mee bezig. Onze interne en externe innovatietrajecten staan niet stil, ook niet tijdens een crisis.

AXI innovation
Blogs

Weet u wat hét belangrijkste aspect is om innovatie te doen slagen?

Innovatie is belangrijk, zo blijft u als digitale leider op de kaart en bent u steeds mee met de nieuwste markttrends. Binnen de AXI Group zijn we volop bezig met innovatie.

De visie van AXI op innovatie
Blogs

AXI's visie op innovatie in de publieke sector. Co-creatie voor succesvolle innovatie.

Om overheden te voorzien van toekomstgerichte softwareoplossingen hanteren we een uitgesproken lokaal investeringsbeleid met als centraal element: co-creatie.