Lentis beheert inkoop- en logistieke processen efficiënter met inkoopoplossing van AXI

Lentis, een Nederlandse zorginstelling die behandelingen en zorg voorziet voor mensen met psychische problemen, maakt sinds december 2022 gebruik van AXI Purchase to Pay, de softwareoplossing van AXI die organisaties controle biedt op het volledige inkoopproces, gaande van bestelaanvraag tot en met betaling. Door de ingebruikname maakt Lentis haar inkoop- en logistieke processen efficiënter en sneller. En omdat ze ervoor kozen om dit in te richten via een SaaS-oplossing in de cloud, geniet de zorginstelling voortaan ook van een maximale ICT ontzorging.   

Automatische updates en meer gebruiksvriendelijkheid 

Lentis, dat al jaren samenwerkt met AXI, werkte tot voor kort met AXI Discovery Suite, de voorloper van AXI Purchase to Pay, voor het beheer van haar inkoopproces. ‘De oplossing draaide lokaal op onze eigen server waardoor we zelf verantwoordelijk waren voor het technische beheer van de omgeving. Elke nieuwe update moest ingepland, getest en doorgevoerd worden, wat beheertijd kostte. Ook was het daarbij zaak de user interface up-to-date te houden, wat de nodige monitoring en uitvoeringsinspanning betekende’, zo zegt Francis Kroese, Manager iLentis bij Lentis. ‘Toen we hoorden van het moderne AXI Purchase to Pay, met nieuwe features, was de beslissing snel gemaakt.’ Vanuit een streven naar meer gebruiksvriendelijkheid en de drang naar ICT ontzorging, besloot Lentis over te stappen op AXI Purchase to Pay via een Software-as-a-Service oplossing (SaaS).  

AXI Purchase to Pay softwareoplossing bij Lentis 

AXI heeft dit project van A tot Z opgepikt. Na een grondige impactanalyse, werd de AXI Purchase to Pay softwareoplossing geïmplementeerd. Ze stroomlijnt en automatiseert inkoopprocessen. Van contractmanagement, tot leveranciersmanagement, digitale factuurverwerking, voorraadbeheer en inkoop. Voor Lentis betekent dit dat vandaag alle medewerkers, zo’n 5.000, via een webshop uit het interne magazijn of via een externe leverancier de items die ze nodig hebben om hun job te kunnen uitoefenen, kunnen bestellen via een gebruiksvriendelijke interface. De aanvraag volgt een gestroomlijnde workflow en de juiste items worden vervolgens bezorgd.  

Dankzij de integratie van AXI Purchase to Pay met het financiële- en het factuurscanningpakket van Lentis wordt de cirkel helemaal rond gemaakt. Na een aankoop, sturen externe leveranciers een factuur. Kofax, een derde partij, die de facturen inscant en digitaliseert, stuurt op haar beurt de facturen door naar AXI en binnen AXI Purchase to Pay wordt de factuur verder opgevolgd en ter goedkeuring voorgelegd bij de juiste medewerker. Na akkoord wordt de factuur automatisch geëxporteerd naar Exact, het financiële pakket van Lentis, en wordt de leverancier betaald.  

‘De automatisering zorgt voor tijdswinst en de processen verlopen ook optimaler’, zo zegt Michel Petrusma, Sales Director Software Nederland bij AXI. ‘Door de centralisatie van de inkoopprocessen, wordt er een kostenbesparing gerealiseerd, loopt de communicatie helderder en is er een duidelijk systeem in voege dat door de gehele organisatie gebruikt kan worden. Ook kunnen er met AXI Purchase to Pay real-time inzichten verkregen worden op basis van rapporten en analyses’.   

Implementatie in de cloud 

‘De oplossing staat nu ook binnen een AXI datacenter in de cloud en draait niet langer on premise bij de klant. Hierdoor worden updates systematisch en automatisch uitgevoerd en geniet Lentis steeds van de meest recente versie met nieuwe releases en functionaliteiten’, zo zegt Lisa Baeten, Projectmanager bij AXI. ‘We nemen het ICT luik voor Lentis uit handen en ontzorgen hen zo maximaal’, zo vult Ferry Groffen, Technisch Projectleider bij AXI, aan.  

Integratie met externe pakketten en partijen 

Een belangrijk voordeel van AXI Purchase to Pay is dat het geïntegreerd kan worden met bestaande tools. In het geval van Lentis werd AXI Purchase to Pay gekoppeld aan Exact, het financiële pakket van Lentis, en Kofax, de partij die instaat voor de factuurscanning. Nog een extra koppeling die voorzien werd, was die met een specifieke leverancier voor schoonmaakproducten. De leverancier heeft een eigen portaal. AXI zorgde ervoor dat alle bestellingen bij die leverancier doorgezet worden naar de AXI Purchase to Pay oplossing. Zo zijn alle verplichtingen en aanvragen toch nog steeds duidelijk zichtbaar binnen één oplossing.  

Succesvolle samenwerking 

‘We kijken terug op een succesvolle samenwerking en livegang op 5 december 2022, zo zegt Michel Petrusma. ‘Er was een goede voorbereiding vanuit AXI en Lentis en vervolgens ook uitstekend testwerk. Hierdoor verliep de overgang soepel en kijken we tevreden terug op dit project.’ Ook Ineke Wijnholds, Manager Centrale Administraties bij Lentis, bevestigt: ‘Complimenten aan het AXI team en onze Lentis medewerkers die van deze implementatie een succes gemaakt hebben!’ 

Over AXI Purchase to Pay

Is de inkoopsoftware oplossing van AXI ook iets voor uw organisatie?

Ondek het hier