Hoe AXI de Bijenkorf veilig online verbindt met meer dan 1000 leveranciers
De Bijenkorf. Hét iconische warenhuis dat je doet denken aan royaal geurende parfumafdelingen, kasjmierwollen Burberryshawls en allerlei andere luxeproducten op het gebied van mode, cosmetica en interieur.
Maar wat veel mensen niet weten is dat de Bijenkorf aan de achterkant een echt technologiebedrijf is, met een groot, kloppend ERP-hart. Een complex en krachtig systeem waar de afdelingen Inkoop en Verkoop volledig op draaien, van zowel de ‘stenen’ winkels als de online shop.
Dit systeem wordt continu doorontwikkeld, want technologische innovatie is voor de Bijenkorf dagelijkse business. Al brengt dit ook de nodige uitdagingen met zich mee. Want hoe geef je meer dan 1000 leveranciers zomaar online toegang tot je bastion? De Bijenkorf schakelde AXI in om mee te denken. Want een gaatje van zo’n IT-omgeving naar de buitenwereld, moet wel heel zorgvuldig en secure gemaakt worden.
Long-term partners in techniek
De samenwerking tussen AXI en de Bijenkorf bestaat al lang: sinds de ontwikkeling van het uitgebreide automatiseringssysteem Virgo. Dit complexe ERP-systeem van de Bijenkorf werd al rond 1991 in nauwe samenwerking met AXI én Bijenkorfmedewerkers ontwikkeld. Volledig geschreven op de situatie van de warenhuisketen en destijds al enthousiast geadopteerd door betrokken medewerkers. Het systeem wordt sindsdien continu doorontwikkeld en is technisch altijd up-to-date.
“Er zit zo ontzettend veel techniek in deze organisatie, de Bijenkorf wordt heel erg gedreven door techniek”, zegt Jeroen Petit, IT-manager bij de Bijenkorf en verantwoordelijk voor de backofficesystemen, de winkel, data en BI. “Techniek wordt bij ons niet als puur kostenpost gezien maar als iets dat we nodig hebben om innovatief te zijn.”
ERP-systeem Virgo
Het ERP-systeem van de Bijenkorf, Virgo, ondersteunt het complete inkoopproces. Alles wat te maken heeft met bijvoorbeeld inkoopplannen, assortimenten, inkooporders en budgettering. Maar ook logistiek, het aansturen van de supply chain, de winkels en de online shop. Van kassa’s tot het tellen van voorraden, tot draadloze pda’s die werknemers op de vloer hebben om voorraden te checken. Het systeem is geheel binnen een Oracle-omgeving gebouwd en draait on-premise in een datacenter.
Boven op dit gigantische ERP-systeem groeit Bijenkorfs online wereld. Qua techniek vragen de winkels én de online shop - twee werelden die nauw samenwerken - veel maatwerk dat gebouwd wordt door interne Bijenkorf-developers en een dedicated team dat vanuit AXI geleverd wordt. Dit team werkt al langer voor de Bijenkorf, kent het bedrijf en de bedrijfsprocessen goed, waardoor er efficiënt gewerkt kan worden en er een heldere communicatie met de klant is.
'We zijn geen multinational, we zijn een warenhuis en zoeken flexibiliteit en duurzame partnerships.'
Jeroen Petit, IT-manager bij de Bijenkorf
In de continue ontwikkeling die de Bijenkorf doormaakt, ontstaat steeds meer de behoefte om data en applicaties in hun enorme systeem ook met de buitenwereld te delen. Bijvoorbeeld met de meer dan 1000 leveranciers. Maar wel op een veilige manier, zodat data en andere ‘kroonjuwelen’ van de Bijenkorf geen risico lopen om in verkeerde handen te vallen.
De oplossing: een portal in de Oracle Cloud
Mike Snepvangers, commercieel directeur Retail van AXI: ”De functionaliteit die leveranciers nodig hebben – een portal om toegang te krijgen tot het systeem – hebben we opgepakt en in de cloud gezet. Daar hebben we een kleine ERP-omgeving gebouwd waarin de portalapplicatie draait.” Hierbij worden via een hoog beveiligde, continu gemonitorde lijn, slechts hele specifieke data uitgewisseld, waarbij overige data niet toegankelijk zijn.
Makkelijk groeien met Oracle Cloud
Voordat de cloudoplossing in de picture kwam, paste de Bijenkorf Reverse Proxy toe. Dit betekent dat iedere keer als er een applicatie beschikbaar gesteld moest worden buiten de omheinde muur, er allerlei configuratiewerk gedaan moest worden. Foutgevoelig, tijdrovend en niet optimaal. Een cloudoplossing werkt daarentegen heel efficiënt: je hoeft de cloudomgeving maar 1 keer in te richten, daarna kun je door blijven groeien en doorontwikkelen.
Schaalbaarheid
Nog een voordeel van de cloud is schaalbaarheid. Wanneer de meer dan 1000 leveranciers van de Bijenkorf allemaal op de portal zouden inloggen om data over omzet of voorraad op te vragen, schaalt de cloudomgeving automatisch mee met het aantal ingelogde gebruikers en de transacties die op het platform plaatsvinden. Tarieven bewegen automatisch mee; voor opschalen betaal je meer, voor afschalen minder.
Ruimte voor innovatie
Oracle Cloud maakt het ook mogelijk om echte innovatie door te voeren op applicatieniveau. Zo biedt de portal de mogelijkheid voor Inkoop om met leveranciers te communiceren, wat kansen biedt voor een efficiëntere communicatie in de toekomst.