Via het e-loket van Zorg en Gezondheid registreren zorgcentra dagelijks hun COVID-19 cijfers

Om ervoor te zorgen dat woonzorgcentra dagelijks hun gegevens konden registreren om zo gericht advies te krijgen over uitbraakbeheersing, had Zorg en Gezondheid nood aan een heel snel op te zetten, maar uitermate veilige en betrouwbare oplossing. AXI heeft hen daarin perfect ondersteund.

De Nationale Veiligheidsraad nam op dinsdag 17 maart 2020 strenge maatregelen om de verspreiding van de huidige Corona-epidemie tegen te gaan. Het Vlaamse Agentschap Zorg en Gezondheid wenste om vanaf dat moment het aantal bewoners, kortverblijvers en zorgpersoneel met een (vermoedelijke) Covid-19 besmetting in de woonzorgcentra en aanverwante zorgvoorzieningen in kaart te brengen. Door al deze centra dagelijks via het e-loket hun gegevens te laten registreren, kon en kan Zorg en Gezondheid via statistieken, grafieken en dashboards zicht houden op de uitbraak en de ontwikkelingen van het virus binnen die centra om hen advies te kunnen verlenen over uitbraakbeheersing.

E-loket Zorg en Gezondheid

Naar aanleiding van de eerste vergadering van de Nationale Veiligheidsraad op vrijdag 13 maart 2020, ging Zorg en Gezondheid reeds op maandag 16 maart 2020 aan de slag, anticiperend op de communicatie van dinsdag 17 maart 2020. Er werd nagedacht over verschillende bestaande, snel beschikbare oplossingen, maar deze voldeden niet aan de nood van Zorg en Gezondheid. Zo is het bijvoorbeeld niet eenvoudig om externen snel en beperkt toegang te geven tot een privé-omgeving en is het moeilijk om beschermde en correcte data te garanderen of complexe validatieregels toe te passen via public survey applicaties. Een bijkomend obstakel was dat het die dinsdagochtend ook nog helemaal niet duidelijk was aan welke business requirements de oplossing precies moest voldoen. De finale lijst met requirements kwam er pas op dinsdagnamiddag rond 15.30 uur.

Er werd sinds maandag 16 maart 2020 reeds proactief gewerkt aan een snel en makkelijk aanpasbaar architecturaal kader voor het kunnen verwerken van de gegevens van de vele woonzorgcentra en aanverwante zorgvoorzieningen. Op die manier was het eenvoudig om snel een nieuw formulier aan te maken in het bestaande en beveiligde e-loket van Zorg en Gezondheid.

Een e-loket dat ook reeds was gekend bij de verantwoordelijken en algemene contactpersonen voor de woonzorgcentra en andere zorgvoorzieningen. Op die manier konden en kunnen ze snel inloggen in een voor hen bekende omgeving en worden ze in het systeem direct gekoppeld aan de juiste instelling via hun e-id. Het rapporteringsteam maakte voor de crisis al gebruik van data uit het e-loket, waardoor ook de integratie met hun systemen bijzonder snel kon worden opgezet.

Race tegen de tijd

Vlaams minister van Welzijn, Wouter Beke, had Zorg en Gezondheid gevraagd om de oplossing klaar te hebben tegen de volgende dag, woensdag 18 maart 2020. De developers van Zorg en Gezondheid en Thomas Vandaele, Full-stack .Net en Azure developer bij AXI, waren reeds dinsdagochtend aan de slag gegaan met voorbereidend implementatiewerk, wachtend op de volledige lijst met business requirements.

Van zodra ze de requirements hadden ontvangen rond 15.30 uur, konden ze volop beginnen implementeren. Iets voor 19.00 uur die avond konden de eerste testen worden uitgevoerd. Zo was er nog tijd over voor reworks met testen om uiteindelijk om 22.30 uur de finale versie live te kunnen zetten.

Met een fris brein werden woensdagochtend nog enkele improvements en kleine aanpassingen doorgevoerd, zodat het formulier helemaal klaar was voor gebruik tegen 12.00 uur. Vanaf 12.30 uur werden dan de voorzieningen voor de woonzorgcentra en aanverwante zorgvoorzieningen opgestart om data te kunnen indienen.

Niet alleen het inperken van het virus werd/is een race tegen te tijd, maar ook het uitrusten van de centra met een degelijk, veilig en duidelijk communicatieforum was een ware uitdaging.

Van maart tot mei

Nadien volgden er wekelijks wijzigingen die moesten doorgevoerd worden. Thomas Vandaele zorgde er dan onmiddellijk voor dat hij gedurende de hele dag beschikbaar was om zich volledig te kunnen concentreren op het werk voor Zorg en Gezondheid. Het werk dat on hold werd gezet, werd besproken met de desbetreffende klanten en nadien als prioriteit verder afgewerkt.

In tussentijd werden ook nog bijkomende formulieren geïmplementeerd in het e-loket. Ditmaal niet alleen voor de woonzorgcentra en aanverwante zorgvoorzieningen, maar ook voor andere voorzieningen zoals centra voor herstelverblijf, groepen assistentiewoningen, revalidatiecentra en psychiatrische centra.

Enerzijds kwam er een formulier bij om te peilen naar de noden van de voorzieningen. Waar en hoe hebben ze hulp nodig en hoe kan Zorg en Gezondheid hierbij helpen? Anderzijds werd een formulier opgezet om de vraag en aanbod van zuurstofapparaten te monitoren in deze centra.

Sterke samenwerking

Consultant Thomas Vandaele was reeds sinds juni 2019 samen met Ruben Delange, .NET & Azure Solution Architect & Team Coach bij AXI, aan de slag bij Zorg en Gezondheid voor een application modernisation traject. ‘Het is vlot samenwerken met de developers van Zorg en Gezondheid, het zijn echte krakken in hun vak en stuk voor stuk hele aangename mensen.’, vertelt Thomas.

Tijdens het huidige project doet Thomas zelf minder implementatiewerk, maar zorgt hij vooral voor ondersteuning en begeleiding van de developers van Zorg en Gezondheid. Zo kan hij vanuit objectief, overkoepelend en technisch standpunt de situatie continu evalueren en bijsturen waar nodig.

Het lopende application modernisation traject bestaat uit twee delen, waarvan het eerste deel reeds grotendeels werd opgeleverd in februari 2020. Dat luik bestond eruit om DevOps practices te introduceren bij de developers van Zorg en Gezondheid. Waar de developers vroeger een volledige dag bezig waren om code te herschrijven en te testen tot productie, kunnen ze nu via automatisatie in 5 à 10 minuten tot productie overgaan wanneer ze code moeten aanpassen. Daarbij kunnen ze ook op elk mogelijk moment monitoren wat precies actief is op welke omgeving dankzij een automatische gegenereerde overview.

Door het voorafgaande werk van Thomas en Ruben, beschikte Zorg en Gezondheid al over een automated release pipeline, waardoor de Zorg en Gezondheid developers in staat waren om buitengewoon snel te werken, bij te werken, te testen en te releasen. In de tweede (lopende) fase, zal de code en solution architectuur van Zorg en Gezondheid herwerkt en verbeterd worden.