Terugblik studiedag Case Closed - Creating a digital government

Een studiedag over de transformatieve kracht van technologie. Aanwezigen uit de publieke sector raakten geïnspireerd door diverse sessies en concrete klantvoorbeelden.

Op 24 oktober 2019 vond de eerste editie van Case Closed - Creating a digital government plaats in het International Auditorium in Brussel. Het was een dag vol interessante presentaties, culinair doorspekt met allerlei lekkere hapjes en drankjes.

Introductie

Na de verwelkoming in de lobby, werd de algemene introductie verzorgd door Joachim Vanden Brande in het Auditorium. Hij schetste eerst kort de historiek van de Adaptive Case Management oplossing van AXI om nadien terug te blikken op enkele gerealiseerde projecten. Aansluitend werden de sterke punten van de architectuur en de CMMN-standaard toegelicht. Dit was alvast een solide basis voor de in-depth sessies die volgden.

In de eerste parallelle sessiereeks gaf Richert De Vleeschhouwer zijn kijk op de mogelijkheden voor een beter en breder data-inzicht binnen case management. Zonder het onmiddellijk te beseffen zit er immers al snel een schat aan informatie binnen elke case management applicatie. Het is dan ook de kunst om deze doelmatig te ontsluiten en van daaruit de juiste toekomstige beslissingen te kunnen nemen. Dit kan gerealiseerd worden met behulp van een self-service BI oplossing die aan de end-user, op een gebruiksvriendelijke wijze, voldoende flexibiliteit biedt om er zelf ook snel mee aan de slag te kunnen.

Op datzelfde ogenblik vertelde Koen Laurijsen over de voordelen van een ‘organisatiebrede samenwerkingsomgeving’. Op basis van een customer case binnen de Nederlandse overheid, verduidelijkte hij hoe informatie efficiënt beheerd kan worden binnen een complexe en steeds veranderende omgeving. Zo werd binnen die organisatie een geïntegreerde samenwerkingsomgeving opgezet met de inrichting van onze case management oplossing, die naadloos kon aansluiten bij de bestaande applicaties en bij nieuwe toepassingen zoals Microsoft O365 (o.a. SharePoint DMS en Power BI). Belangrijk onderdeel van deze implementatie was de opzet van zowel een klantenportaal voor informatie, aanvragen, statusinformatie, etc. als een medewerkersportaal waarin alle informatie en functionaliteiten rol-gebaseerd en gebruiksvriendelijk werden ontsloten voor de organisatie.

In de tweede presentatieronde sneed Tom Cools het onderwerp ‘Citizen and employee experience’ aan. Uit de regeerakkoorden van de laatste legislaturen op de verschillende niveaus in België, kunnen we volgens Tom concluderen dat er een constante is, namelijk dat contacten met de burger in de toekomst idealiter volledig digitaal verlopen, weg van de papieren processen.

De overheid als digitale speler (GaaS - Government as a Service) om de burger beter te kunnen bedienen in de digitale transformatie. Maar om een puzzel te kunnen maken, moet je over alle stukken beschikken: een veilig en gebruiksvriendelijk platform voor communicatie met de burger, kwalitatieve en betrouwbare masterdata in de vorm van performante digitale bouwstenen en als sluitstuk een modern juridisch kader, aangepast aan de digitale maatschappij. Belangrijke bouwstenen van de Vlaamse Overheid bereiken op vandaag reeds een hoog maturiteitsniveau. De regelgeving maakt grote sprongen, getuige daarvan bijvoorbeeld het nieuwe Vlaams Bestuursdecreet. De huidige technologie biedt meer dan ooit mogelijkheden om bouwstenen te integreren en data uit te wisselen dankzij Application Programming Interfaces (API’s). We herwerken de processen met focus op User Experience en het uittekenen van een Customer Journey. Oplossingen worden uitgewerkt op basis van responsive design en zijn daardoor gebruiksvriendelijker en toegankelijker dan ooit. Hij onderbouwde deze visie met actuele klantenvoorbeelden van onder andere de VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie).

Koen De Maesschalck ging intussen dieper in op onze analysemethode en aanpak. De verschillende stappen en deliverables om tot een volledig model en inzicht te komen werden uitvoerig besproken. Een van de belangrijkste deliverables hierbij betreft de CMMN-modellen. Niet alleen het globale concept van CMMN, maar ook de verschillende componenten als stages, milestones, tasks, iteraties, etc. passeerden de revue. Met de nodige humor bleek dit allemaal vlot verteerbaar voor het aanwezige publiek. Na de eerste vier sessies was het dan tijd om terug op krachten te komen bij het lunchbuffet.

Last but not least

Nadien gaf Mathieu De Zutter voor de meer technisch geïnteresseerden een sessie over ‘Case Integration Architecture’ terwijl Sofie Desmet het project voor de dienst Controle Strategische Goederen van het departement Buitenlandse zaken van de Vlaamse Overheid uitgebreid toelichtte.

De presentatie van Sofie vormde een mooi voorbeeld van de digitaliserende overheid als GaaS (Government as a Service) zoals door Tom Cools eerder werd besproken. Onze Adaptive Case Management applicatie met een digitaal loket voor burgers en bedrijven kwam er voor de dienst Controle Strategische Goederen ter vervanging van een backend applicatie met manuele input van papieren aanvragen. De volledige flow van aanvraag tot verwerking en uiteindelijke beslissing werd doorlopen, aangevuld met een overzicht van de plannen voor een verdere uitbouw van de toepassing zoals bijvoorbeeld een integratie met de douanediensten.

Dankzij Mathieu kregen de techneuten onder ons een blik achter de schermen van de Adaptive Case Management architectuur. De nadruk lag op hoe de architectuur ervoor zorgt dat Adaptive Case Management flexibel kan integreren in elk applicatielandschap. Hoe CMMN-concepten integraties mogelijk maken, de interactie tussen de back en front-end dankzij API calls en de koppeling met Sharepoint als achterliggend DMS (document management system) kwamen hierbij aan bod.

De toekomst van het AXI Adaptive Case Management platform

Tijdens de afsluitende keynote vertelde Joachim Vanden Brande over AXI's Adaptive Case Management platform toekomstplannen. De focus ligt daarbij op een verdere evolutie naar een low-code platform en een diepere uitbouw van het product met een verbeterde en gebruiksvriendelijkere configuratie, voor een nog betere user experience. Werk aan de winkel voor ons in het nieuwe jaar dus! We hopen dan ook de resultaten van deze inspanningen opnieuw met onze klanten en andere geïnteresseerden te kunnen delen tijdens Case Closed 2020.

Geschreven door Pascal Vanhumbeeck, Application Consultant bij AXI