Microsoft 365 Copilot: zo bescherm je gevoelige data met Microsoft Purview
Microsoft 365 Copilot helpt organisaties productiever te werken, maar roept ook nieuwe vragen op rond informatiebeveiliging. Zodra organisaties Copilot beginnen uit te rollen, volgt vaak dezelfde vraag: “Kunnen we voorkomen dat Copilot bepaalde documenten gebruikt?”
Die vraag krijgen we steeds vaker. Denk aan HR-dossiers, juridische documenten, financiële rapporten of strategische plannen. Medewerkers moeten deze informatie misschien wel kunnen raadplegen, maar daarom wil je nog niet dat Copilot ze gebruikt om antwoorden te genereren.
Het goede nieuws is dat Microsoft hiervoor steeds meer mogelijkheden biedt binnen Microsoft Purview. Door gevoelige informatie correct te classificeren en de juiste policies toe te passen, bepaal je welke data Microsoft 365 Copilot wel en niet mag gebruiken.
Microsoft 365 Copilot respecteert bestaande toegangsrechten
Laten we meteen een hardnekkig misverstand uit de wereld helpen. Microsoft 365 Copilot krijgt geen onbeperkte toegang tot je Microsoft 365-omgeving. Het werkt volledig binnen het bestaande beveiligingsmodel van Microsoft 365 en respecteert dezelfde toegangsrechten als de gebruiker.
Heeft een medewerker geen toegang tot een SharePoint-site, Teams-kanaal of mailbox? Dan heeft Microsoft 365 Copilot die toegang ook niet.
Dat betekent ook dat Copilot op zich geen nieuw beveiligingsprobleem creëert. AI maakt wel sneller zichtbaar welke informatie gebruikers vandaag al kunnen raadplegen. Een goede governance van Microsoft 365 wordt daardoor belangrijker dan ooit.
Toegangsrechten volstaan niet (altijd)
In de praktijk zijn toegangsrechten niet altijd voldoende.
Stel dat een projectteam samenwerkt op een SharePoint-site. Alle teamleden hebben leesrechten, maar een specifieke documentbibliotheek bevat gevoelige informatie: conceptcontracten, interne risicoanalyses of strategische documenten. Medewerkers mogen deze documenten misschien wel bekijken, maar de organisatie wil niet dat Copilot deze informatie gebruikt om antwoorden samen te stellen of documenten te verrijken.
Dat is precies het soort scenario waarvoor Microsoft Purview extra controle biedt.
Microsoft Purview beschermt gevoelige data voor Copilot
Veel organisaties kennen Microsoft Purview vooral van Sensitivity Labels. Documenten krijgen bijvoorbeeld labels zoals Public, Internal, Confidential of Highly Confidential. Oorspronkelijk werden deze labels vooral gebruikt om documenten te classificeren en bijkomende beveiliging af te dwingen, zoals encryptie of beperkingen op het delen van bestanden.
Vandaag kun je met Microsoft Purview sensitivity labels gebruiken in een Data Loss Prevention (DLP) policy voor Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat. Zo kun je Copilot verhinderen om de inhoud van gelabelde bestanden en e-mails te verwerken bij het genereren van antwoorden. Het label op zichzelf is dus niet altijd voldoende; het eigenlijke afdwingen gebeurt via de juiste Purview DLP-policy.
De documenten blijven beschikbaar voor de medewerkers die ze nodig hebben, maar Copilot gebruikt ze niet als informatiebron. Dat vormt een extra beschermingslaag boven op de bestaande toegangsrechten.
Een praktisch voorbeeld
Neem een HR-afdeling die alle personeelsdossiers bewaart in SharePoint. HR-medewerkers moeten uiteraard toegang hebben tot evaluatieverslagen, salarisinformatie en andere personeelsdocumenten. Dat verandert niet.
Maar wanneer een HR-medewerker Microsoft 365 Copilot gebruikt om een document op te stellen of informatie samen te vatten, wil je vermijden dat Copilot automatisch inhoud uit vertrouwelijke personeelsdossiers gebruikt.
Door documenten correct te labelen en een Purview DLP-policy voor Microsoft 365 Copilot & Copilot Chat te configureren, kan de organisatie verhinderen dat Copilot de inhoud van die gelabelde bestanden en e-mails gebruikt als bronmateriaal voor antwoorden. De directe toegangsrechten van gebruikers blijven behouden. In bepaalde scenario’s kan een item nog als citatie zichtbaar zijn, maar de inhoud wordt niet gebruikt om antwoorden samen te stellen.
Hetzelfde principe kan toegepast worden op juridische dossiers, financiële rapportering, R&D-documentatie of andere bedrijfskritische informatie.
Data labeling wordt een essentieel onderdeel van AI-governance
De introductie van AI verandert ook de rol van informatieclassificatie. Data labeling werd vroeger vaak gezien als een compliance- of securityoefening. Vandaag is het een belangrijk onderdeel van een succesvolle AI-strategie. Hoe beter documenten geclassificeerd zijn, hoe gerichter organisaties kunnen bepalen welke informatie beschikbaar mag zijn voor AI-assistenten.
Microsoft blijft deze mogelijkheden bovendien verder uitbreiden. Naast Sensitivity Labels spelen ook DLP en controles op gevoelige informatietypes een steeds belangrijkere rol om ervoor te zorgen dat vertrouwelijke gegevens beschermd blijven tijdens het gebruik van AI.
Voor organisaties betekent dit dat informatiebeveiliging en AI-governance steeds dichter naar elkaar toegroeien.
Microsoft 365 Copilot veilig uitrollen begint bij governance
Data governance betekent dat je je afvraagt welke informatie door AI gebruikt mag worden, en welke niet.
Microsoft 365 Copilot volgt de regels die je als organisatie zelf vastlegt. Hoe beter je data geclassificeerd is en hoe doordachter dus je governance, hoe eenvoudiger het wordt om gevoelige informatie af te schermen zonder de voordelen van AI te verliezen.
Een succesvolle implementatie van Microsoft 365 Copilot begint daarom niet bij het activeren van een licentie, maar bij inzicht in je data. Microsoft Purview biedt daarvoor de bouwstenen: classificatie, labeling en policies die organisaties helpen controle te houden over hun informatie.
Zo hoeven innovatie en informatiebeveiliging geen tegenpolen te zijn. Met de juiste governance kunnen medewerkers volop profiteren van Microsoft 365 Copilot, terwijl gevoelige bedrijfsinformatie beschermd blijft.
