Hoe u de toegang tot uw Microsoft team sites 100% onder controle houdt met smart governance

Microsoft Teams is onmisbaar geworden in de digitale werkplek, maar zonder goed beheer kan het snel uit de hand lopen. Ongecontroleerde teamaanmaak en beperkte governance-opties vormen groot risico’s voor uw bedrijf en data. Gelukkig biedt AXI’s Teams Governance-app een oplossing voor efficiënt en veilig beheer.

Vandaag kunnen we ons de digitale werkplek haast niet meer voorstellen zonder Microsoft Teams. De applicatie schoot als een komeet omhoog tijdens de COVID-jaren en maakte thuis- en telewerk stukken makkelijker voor kantoorwerkers. Ook vandaag is Teams nog altijd de voorkeurstool voor chat, online meetings en content delen.

Het succes van Teams is voor een groot stuk te danken aan de gebruiksvriendelijkheid en openheid van de tool. Maar dat is – althans in IT-opzicht – ook meteen de achilleshiel van de applicatie. Want, hoe makkelijk is het niet om een nieuw team aan te maken in Microsoft Teams zonder enige opvolging? Zeker in grotere organisaties kan het aantal aangemaakte teams snel oplopen tot in de honderden of zelfs duizenden.

De gevaren van Teams wildgroei voor uw organisatie

Voor IT-beheerders houdt zo’n ongecontroleerde wildgroei van teams een aantal risico’s in.

Geen snel zicht op interne of externe gebruikers: Als administrator wilt u graag weten wie toegang heeft tot wat en welke teams al dan niet actief zijn.
Ongecontroleerde toegang voor externen (guests): De veiligheid van uw kritische bedrijfsdata kan hierdoor gevaar lopen.
Geen inzicht in file-beheer: Waar wordt de informatie geplaatst? Wordt ze wel op de juiste plaats opgeladen? Waar vind ik mijn informatie terug? En zijn alle uploads wel in lijn met de company policy?
Chaotische naamgeving: Er kunnen meerdere teams met dezelfde naam en dus met hetzelfde doel worden gemaakt.
Misconfiguratie: Bij elke nieuwe aanmaak van een team wordt ook automatisch een SharePoint site gecreëerd, wat het beheer nog complexer maakt. De Team owner heeft bovendien behoorlijk wat vrijheid om de achterliggende site aan te passen, bestanden te verwijderen zonder backup, of toegangsrechten (verkeerd) te beheren, waardoor Teams en SharePoint niet meer goed samenwerken.

Dit zijn maar enkele manieren waarop het gebruik van Teams de foute richting kan uitgaan. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan Teams governance, ofwel het zorgvuldig beheren van de toolset als een goede huisvader. Teams zonder duidelijke richtlijnen loslaten binnen uw organisatie is dan ook vragen om moeilijkheden.

Maar hoe lossen we dat nu op?

De standaard governance mogelijkheden binnen Teams zijn heel beperkt. Er is bijvoorbeeld geen ingebouwde goedkeuringsflow voor het aanmaken van nieuwe teams. Gebruikers kunnen zelfstandig teams aanmaken, externe gebruikers uitnodigen en SharePoint-rechten wijzigen. Microsoft Teams biedt ook geen standaardfunctie om uniforme namen voor teams af te dwingen. Verder ondersteunen Teams en SharePoint wel guest access, maar de beheeropties zijn complex en verspreid over meerdere admin portals. Tot slot, biedt Microsoft Teams geen automatische archivering van inactieve teams, althans niet zonder extra dure licenties.

Oplossing: de AXI Teams-Governance app

Het Microsoft-platform kan veel, maar laat op het gebied van governance ruimte voor verbetering. En dat is nu precies waar AXI een meerwaarde kan brengen.

Via het Microsoft Power platform ontwikkelde AXI een Teams Governance applicatie om de bovenvermelde uitdagingen aan te pakken zonder dat klanten extra dure licenties moeten aankopen. De applicatie is een slimme oplossing, volledig geïntegreerd in Teams, die het mogelijk maakt om verschillende team types te identificeren en te mappen op specifieke instellingen, metadata, kanalen, applicaties en meer.

De applicatie werd gebouwd vanuit een aantal hoofddoelstellingen:

De levenscyclus beheren: De app laat toe om de hele levenscyclus van een team te beheren, van de aanmaak tot het verwijderen of archiveren. Zo kunt u approval flows instellen bij het aanmaken van een team, of kan een team bijvoorbeeld na 30 dagen inactiviteit worden gearchiveerd of verwijderd.
Policies instellen: De app heeft extra beheermechanismen, waardoor u bij creatie van een team een bepaalde naamgeving kunt toekennen. U kunt ook een label aan een bepaald team type toekennen om de gevoeligheid van de data in het team aan te geven.
Security waarborgen: De app beperkt de mogelijkheden om teams aan te maken of om externen rechten te geven op bepaalde types van teams. Er zijn wel extra rechten voor team owners.
Teams vindbaar maken: U kunt ook extra metadata toekennen aan teams zodat ze makkelijker te vinden en te beheren zijn.

Hoe werkt AXI’s Teams Governance app?

AXI’s Team Governance app biedt één efficiënt, centraal dashboard voor eigenaars en admins, zodat ze minder tijd kwijt zijn aan beheer. De app geeft beheerders meer controle over externe toegang (guests) en gevoelige bedrijfsdata, en laat hen toe om sneller inactieve teams op te sporen en zo wildgroei tegen te gaan.

AXI’s Team Governance app:

Leest alle teams binnen uw organisatie in.
Biedt een overzicht voor eigenaars: alle eigen teams in één oogopslag.
Geeft via het admin-scherm een volledig overzicht van alle teams, inclusief eigenaars, leden en gasten.
Maakt het mogelijk om snel eigenaars toe te voegen als die ontbreken.
Laat controle toe van de laatste activiteit om inactieve teams te archiveren.
… en nog veel meer om uw Teams-omgeving efficiënter en overzichtelijker te beheren.

Waarom Teams-Governance in uw organisatie noodzakelijk is

Microsoft Teams is een krachtige tool, maar zonder goed beheer kan het uitgroeien tot een riskant, chaotisch ecosysteem binnen organisaties.

Goede governance draagt bij aan:

Efficiënte en uniforme samenwerking zonder overlapping van Teams en informatie
Databeveiliging en NIS-2-compliance door gecontroleerde externe toegang
Kostenbesparing door het archiveren van inactieve Teams

De standaard governance-opties van Teams schieten hier te kort, waardoor IT-beheerders weinig controle hebben over teamaanmaak, toegangsrechten en bestandsbeheer.

AXI biedt daarom een oplossing met zijn Teams Governance-app, die helpt bij lifecycle management, security en betere vindbaarheid van teams. Dankzij deze tool krijgen beheerders meer controle, worden inactieve teams efficiënt beheerd en blijft de Teams-omgeving georganiseerd en veilig.

Meer weten over deze app? Contacteer ons voor een korte demo.