Vlaams Fonds voor de Letteren beheert aanvragen voor auteurslezingen met AXI Case Management

Vlaams Fonds voor de Letteren beheert aanvragen voor auteurslezingen met AXI Case Management

'Doordat we een sterk groeiend aantal aanvragen ontvangen, keken we uit naar een geïntegreerde oplossing voor de verwerking van de subsidieaanvragen en de organisatie van de auteurslezingen. Een toegankelijk e-loket was een absolute must. En, uiteraard diende de oplossing betaalbaar te zijn voor een kleine openbare instelling zoals het Vlaams Fonds voor de Letteren.'

Als Vlaamse Openbare Instelling creëert het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL) meer zichtbaarheid voor de Vlaamse literatuur in binnen- en buitenland. De organisatie richt zich op de ondersteuning van literaire spelers, de professionalisering van de Vlaamse literaire sector en de uitvoering van een geïntegreerd letterenbeleid. 

Op zoek naar een vlot werkende en betaalbare oplossing voor het beheer van auteurslezingen

Het VFL heeft een waaier aan subsidieregelingen en initiatieven uitgewerkt om zijn doelstellingen te verwezenlijken. De kerntaken worden uitgevoerd door een team van twintig medewerkers.
Lara Rogiers, stafmedewerker bij het VFL, licht toe: 'We helpen onder meer auteurs, stripauteurs, literair vertalers, uitgevers en illustratoren. Dat doen we in belangrijke mate via de toekenning van werkbeurzen en stimuleringsbeurzen, de ondersteuning van auteurslezingen en de subsidies voor initiatieven rond leesbevordering.'

'Specifiek voor auteurslezingen merken we dat het aantal aanvragen steeds verder toeneemt. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een geïntegreerde oplossing voor de verwerking en opvolging van die aanvragen. Een toegankelijk e-loket was een absolute must. Belangrijk was de betaalbaarheid van de oplossing voor een kleine openbare instelling als de onze.'

Van aanvraag tot betaling

'We zijn met AXI in zee gegaan vanwege hun ervaring in de publieke sector', vervolgt Rogiers. 'Samen met de AXI-consultants hebben we nagedacht over de manier waarop we het traject dat de aanvragen doorlopen maximaal konden digitaliseren, met als doel onze dienstverlening te verbeteren. Het gaat dan zowel om aanvragen van bijvoorbeeld scholen en bibliotheken die een lezing willen organiseren als om aanvragen van auteurs die op de auteurslijst van het VFL opgenomen willen worden. 'Met de door AXI gehanteerde scrum-methode zijn we prima in het opzet geslaagd. Het resultaat is een oplossing die alle stappen in het dossierproces omvat: van aanvraag tot betaling. We kunnen aanvragen sneller verwerken en efficiënt communiceren met aanvragers over de status van hun dossier.'

Gebruiksgemak voor aanvragers en medewerkers

'Het e-loket moet toegankelijk zijn voor de auteurs die zich kandidaat willen stellen voor de auteurslijst en voor de talrijke organisatoren van auteurslezingen', legt Rogiers uit. 'Bij de opzet van het e-loket hebben we samen met AXI veel aandacht besteed aan de ergonomie en het gebruikgemak. Er wordt wel eens vergeten dat niet iedereen vertrouwd is met informatica en het internet. Heel wat mensen vinden het invullen van formulieren op het internet vervelend. Ze weten vaak niet wanneer ze klaar zijn met invullen of hoeveel tijd het invullen in beslag zal nemen. In ons e-loket is duidelijk aangegeven uit hoeveel stappen een formulier bestaat. We laten ook telkens zien bij welke stap de bezoeker zich bevindt.'

'Door een deel van de taken te verleggen naar de bezoekers van het e-loket is de werklast per dossier verminderd. De naadloze integratie met de back-office-software voor dossierbeheer heeft geleid tot een efficiënter beheer van de aanvragen voor lezingen en voor opname op de auteurslijst.'

Verdere stappen in digitaal aanvragen

Het VFL werkt samen met AXI Case Management aan een digitaal aanvraagloket voor de andere subsidieregelingen van de organisatie. 'Het is de bedoeling om op die manier de administratieve overlast te verminderen, zodat medewerkers zich gerichter kunnen toeleggen op het inhoudelijke luik en op promotie en omkadering,' aldus Lara Rogiers.


Een blik op de techniek

  • E-loket: Drupal
  • Back-office: Oracle ADF
  • Database: Oracle RDBMS 11g R1
  • Application Server: Oracle Weblogic Server 11g R1
     

Meer informatie? Neem contact op met Frederik Riebbels