Interreg Vlaanderen-Nederland automatiseert het volledige subsidieproces

Interreg Vlaanderen-Nederland automatiseert het volledige subsidieproces

'Om klantgericht te kunnen werken en de administratieve last te minimaliseren, diende komaf te worden gemaakt met het vele papierwerk bij het indienen en beoordelen van projecten', stelt Bram de Kort, Algemeen Directeur bij Interreg Vlaanderen-Nederland. 'Ook het controlewerk op de gedeclareerde kosten - in het kader van goedgekeurde projecten - diende efficiënter te worden georganiseerd.'  Aan AXI werd de opdracht gegund om een allesomvattende oplossing uit te werken, zowel voor het indienen van de projecten en het versnellen van de dossierverwerking.

Om de grensoverschrijdende samenwerking binnen Europa te bevorderen, heeft de Europese Unie het Interreg-programma ontwikkeld. Elke grensstreek binnen de EU kent een eigen Interreg-programma. Langs de grens tussen België en Nederland is Interreg Vlaanderen-Nederland verantwoordelijk voor de subsidiëring van innovatieve en duurzame projecten en de totstandbrenging van economische en sociale samenwerking over de landsgrenzen heen. Het Interreg-programma tussen Vlaanderen en Nederland wordt uitgevoerd op het grondgebied van de vijf Vlaamse provincies en de Nederlandse provincies Limburg, Noord-Brabant en Zeeland. De projecten worden gefinancierd vanuit het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). 

Het indienen en verwerken van projectaanvragen eenvoudiger maken

'Het subsidieproces is uitgebreid omdat we natuurlijk zorgzaam moeten omgaan met Europese belastingmiddelen', vertelt Bram de Kort. 'Bij iedere projectaanvraag zijn meerdere organisaties over de landsgrenzen heen betrokken. Dit kunnen bedrijven, onderzoekcentra, non-profit organisaties, provincies, gemeentes en universiteiten zijn. En, omdat het over complexe dossiers gaat, dienen een aantal documenten en cijfers gefaseerd te worden ingediend en verwerkt.'

'Om klantgerichter te kunnen werken, de administratieve last te minimaliseren en onze ecologische voetafdruk te beperken, wilden we volledig af van papier bij het indienen en beoordelen van projecten', vervolgt de Kort. 'Ook het controlewerk op de gedeclareerde kosten - in het kader van goedgekeurde projecten - diende efficiënter te worden georganiseerd.' 

Aan AXI werd de opdracht gegund om een allesomvattende oplossing uit te werken, zowel voor het indienen van de projecten en het versnellen van de dossierverwerking.

Het slimme e-loket ontzorgt maximaal

de Kort over de opzet van het e-loket: 'Het was van bij de aanvang van het project duidelijk dat een eenvoudig e-loket niet toereikend zou zijn. Doordat meerdere partijen betrokken zijn bij de samenstelling van de subsidieaanvraag, diende het mogelijk te zijn om naast de projectverantwoordelijke organisatie, meerdere organisaties, adressen, afdelingen en persoongegevens te registreren en te koppelen aan een project.'

'Samen met de consultants van AXI hebben we het e-loket zodanig opgezet dat de projectpartners contactpersonen kunnen toevoegen aan een project met toekenning van login, en lees- en schrijfrechten. En, omdat de indiening van een project in stappen verloopt, worden alle wijzigingen via een systeem van track changes geregistreerd.'

'Ook aan de privacy is veel aandacht besteed. Alle in het e-loket geregistreerde informatie is pas leesbaar door de projectadviseurs van Interreg Vlaanderen-Nederland op het moment van indiening van het dossier. Alleen door een expliciete toestemming kan van deze strikte privacyregel worden afgeweken.'

Een win-win voor de subsidieaanvragers en de projectadadviseurs 

Door de gebruiksvriendelijke opzet van het door AXI ontwikkelde e-loket en zijn rijke functionaliteit, kunnen tal van taken autonoom ingevuld worden door de subsidieaanvragers. Een aanpak die de projectadviseurs van Interreg Vlaanderen-Nederland tijd vrij geeft om zich te richten op hun kerntaak: de inhoudelijke beoordeling van de ingediende projecten.'

de Kort licht toe: 'In het e-loket kunnen subsidieaanvragers gebruik maken van een uitgebreide rekenmode. De rekenmodule kan door Interreg Vlaanderen-Nederland eenvoudig worden ingericht en aangepast in het licht van nieuwe subsidieprogramma's. Op basis van het ingegeven cijfermateriaal, de subsidie criteria en voorwaarden verkrijgen de aanvragers, direct en zonder hulp van Interreg, zicht op de subsidiemogelijkheden. Voor de goedgekeurde dossiers is voorzien in de mogelijkheid om de kosten via het e-loket te declareren. Om de controles sluitend te maken zijn tal van controlemechanismen geautomatiseerd.'

Naast het front-office heeft AXI voorzien in een backoffice oplossing voor dossierbeheer. Het geheel werkt volledig geïntegreerd. In het backoffice ligt het accent op het gegevensbeheer, de verwerking, de validatie en de consolidatie van alle informatie binnen een project. Het systeem wordt gebruikt door een 20-tal Interreg-medewerkers.

Werken met een allesomvattend dossier

De door AXI opgeleverde oplossing heeft maximaal gebruik gemaakt van beschikbare bouwstenen, aangevuld met specifieke functionaliteiten. Dit laatste was onvermijdelijk omwille van de unieke positie van Interreg-Nederland.
'Onze interne processen zijn scherpgesteld en we hebben goede antwoorden gekregen op onze verzuchtingen zoals: het verminderen van de werklast, het inperken van de kans op fouten en betwistingen en de mogelijkheid om het projectverloop volledig te reconstrueren. Wat de projectadviseurs van Interreg Vlaanderen-Nederland appreciëren is het werken met een allesomvattend dossier: van draft tot archivering.'

de Kort besluit: 'Voor de subsidieaanvragers dienden we een omgeving te creëren met maximale beschikbaarheid. Om de uptime te waarborgen, draaien zowel het e-loket als de backoffice applicatie van AXI Case Management in het Belgische AXI datacenter. Onze interne organisatie wordt ontzorgd door het afsluiten van een passende service level agreement met de service afdeling van AXI.'
 

Meer informatie? Neem contact op met Frederik Riebbels