Purchase to Pay software voor de overheid

Maximale digitalisering van aankoopprocessen. Van bestelling tot betaling

Met AXI Purchase to Pay zorgen we voor de stroomlijning van het volledige purchase-to-pay proces binnen uw overheidsorganisatie. We bieden u een end-to-end oplossing op het gebied van aankoop, voorraadbeheer, contractmanagement, leveranciersbeoordeling en digitale factuurverwerking. En, omdat u wilt meten wat het geautomatiseerde P2P proces heeft opgeleverd, bepalen we samen de KPI's waarmee u duidelijk zicht krijgt op de concrete resultaten.

Gebruiksvriendelijk en krachtig

Met AXI Purchase to Pay is het eenvoudig werken. Aanvragers, aankopers en financiële medewerkers zullen de software snel accepteren en gebruiken. We hebben gekozen voor een intuïtief design dat mooi aansluit op de gevoelservaring van de intensieve en de occasionele gebruiker. De schermen stralen rust uit. We tonen wat echt nodig is om een taak uit te voeren. Niet meer. Niet minder. Het verfrissend design koppelen we aan stevige functionaliteiten. 

P2P software met ingebakken sectorkennis

AXI Purchase to Pay richt zich naar overheidsinstellingen op de Belgische en de Nederlandse markt. De oplossing helpt instellingen om de aankopen inzichtelijk te maken en het aankoopproces te veranderen van decentraal aankopen naar decentraal bestellen en centraal aankopen. Managers krijgen op ieder moment inzicht in het actueel budgetgebruik en de uitstaande financiële verplichtingen.

De financiële ERP van De Munt levert topprestaties

Het realiseren van hoogstaande artistieke projecten kost geld. Om de werkingskosten onder controle te houden, maakt De Munt gebruik van de AXI oplossingen voor financieel- en aankoopbeheer. Hierbij gaat veel aandacht naar de uniformisering van de bestelprocedures voor de artistieke producties.

De nieuwste functionaliteiten. At your fingertips.

AXI Purchase to Pay is een echte Software-as-a-Service oplossing. Snel inzetbaar en groeiend. In samenspraak met onze klanten bouwen we continu verder aan de oplossing. Via het continuous delivery principe, verrijken we onze P2P software continu. Net zoals dit gebeurt bij smartphone apps. Zo werkt u altijd met de nieuwste versie. Zonder dure en tijdrovende upgrades. Automatische en diepgaande testscripts worden gebruikt om de kwaliteit van de software te bewaken. 

Maximaal profiteren van de contractvoordelen

Met AXI Purchase to Pay wordt het eenvoudig om alle aankoopcontracten te beheren. Gedurende de volledige contractcyclus worden alle bestellingen en leveringen verzameld in het systeem, zodat u de contractprestaties eenvoudig kunt analyseren. U kunt alle belangrijke contractdata monitoren, waarbij uw team notificaties krijgt als er actie dient te worden ondernomen. Nalevingscontroles zorgen ervoor dat de leveranciers zich houden aan de vastgelegde afspraken. Door automatische koppeling van de aankooporders aan de juiste aankoopcontracten wordt Maverick Buying daadwerkelijk verminderd. Ongecontroleerde aankoop wordt zichtbaar gemaakt.

Ingebakken workflowmanagement

AXI Purchase to Pay maakt het mogelijk om uw aankoopprocessen correct vorm te geven. Zelfs de meest ingewikkelde workflow procedures kunt u eenvoudig automatiseren. U krijgt inzicht in de status van openstaande workflows, de doorlooptijd per workflow, de afdeling en de persoon die een workflow in behandeling heeft en nog zoveel meer. Management-by-exception laat toe om direct actie te ondernemen als een workflow stap niet binnen de gestelde termijn is afgehandeld. Via de workflows kunnen uw medewerkers hun taken efficiënt afhandelen.

Eenvoudige leveranciers onboarding

AXI Purchase to Pay gaat verder dan het elektronisch uitwisselen van orders. De oplossing helpt om de relatie met uw leveranciers te versterken via een laagdrempelige supply chain integratie. Websites van leveranciers kunnen eenvoudig aan het P2P systeem worden gekoppeld waardoor de aankoopafdeling de regie houdt over wat medewerkers aankopen bij welke leverancier. 

Focus op betere aankoopbeslissingen

Met AXI Purchase to Pay gaan we verder dan de digitalisering van het P2P proces. We bieden analytics aan om de volledige spend te analyseren en trends te detecteren. Met als doel om u te ondersteunen bij de onderhandelingen met uw leveranciers. Via het dashboard krijgt u waardevolle inzichten aangereikt zoals het aantal gecontroleerde versus ongecontroleerde uitgaven, de aankopen op basis van onderhandelde contracten versus Maverick buying en afdelingsspecifieke uitgavencategorieën.

Automatische factuurverwerking met boekhoudrobot

Om de verwerking van inkomende facturen te versnellen, werkt AXI Purchase to Pay met een krachtige boekhoudrobot. De robot zorgt ervoor dat de inkomende facturen op de juiste codes in de boekhouding verwerkt worden. De business rules die de robot gebruikt, zijn eenvoudig in te richten. Het resultaat: kwaliteitsverhoging, korte doorlooptijd en kostenbesparing.

Snel inplugbaar

De SaaS oplossing AXI Purchase to Pay werkt perfect samen met de financiële software AXI Financials. Ook andere financiële softwarepakketten kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan de aankoopoplossing van AXI. Integraties verlopen altijd op een beveiligde manier met gebruik van webservices. 

Eenvoudige onboarding van medewerkers

De geïntegreerde online help en de web based helpdesk maken onboarding echt eenvoudig. Nieuwe medewerkers kunnen direct aan de slag met AXI Purchase to Pay. Via e-learning en webinars spijkeren we de kennis bij en leggen we haarfijn uit hoe u meerwaarde creëert met de nieuwe functionaliteiten. Voor de inrichting van het systeem kunt u rekenen op de expertise van onze consultants. Bovendien werkt de software uitermate intuïtief. Gemakkelijk werken is plezierig werken. 

Cloud-first design

AXI Purchase to Pay is gebouwd met gebruik van de nieuwste technologie. Technologie die Software-as-Service applicaties onderbouwt met maximale robuustheid, flexibiliteit en veiligheid. De oplossing wordt gehost in de Belgische en Nederlandse datacenters van AXI. Met gebruik van hoogperformante technologie en 24 op 7 service level agreements. De opstart kan in weken worden afgerond. Maandelijks wordt de afgesproken kost per gebruiker aangerekend. Indien gewenst of vereist, kan de software on premise worden geïnstalleerd of gehost bij een andere cloud provider.

Een resultaatgerichte service aanpak
Met onze services helpen wij uw organisatie maximaal: van proof of concept, analyse, advies en opstart over training, support, functioneel applicatiebeheer tot en met optimalisatie services. We hebben een nuchtere kijk op de zaken. Onze consultants sparren graag met u over vraagstukken op het gebied van aankoop- en financieel management en het Lean maken van de processen. Klanten ervaren onze consultants als deskundige vakgenoten met grondige ervaring binnen de overheidssector. Uit het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek dat het onafhankelijke marktonderzoeksbureau Quelsa uitvoert, blijkt duidelijk dat we gaan voor 'de extra mile'.
Advies en fit-gap analyse

In deze fase kijken we samen naar uw bedrijfssituatie. Aan de hand van uw business verwachtingen bepalen we de oplossingsrichting. Veel aandacht gaat naar de effectiviteit en het zo Lean mogelijk maken van de processen. Het resultaat van de analyse is de blauwdruk van uw oplossing.

Test begeleiding

Vertrekkend vanuit een duidelijk zicht op de business verwachtingen, begeleidt de AXI consultant de testfase. Via testscenario's, begeleiding van de functionele testen en de gebruikers acceptatie testen, zorgt de consultant ervoor dat de oplossing optimaal aansluit bij de verwachtingen.

Datamigratie

Correcte data is essentieel om een nieuw systeem in gebruik te nemen.  Alvorens de data te migreren, zorgen onze consultants voor de nodige dataconversies. We kunnen u aantonen dat de datamigratie veilig verloopt, 100% volledig en correct is.

Implementatie

Tijdens deze fase zorgen we voor een 'perfect fit' inrichting van de AXI Purchase to Pay oplossing. De blauwdruk van uw oplossing is leidend, maar niet alles bepalend. Onze consultants hebben aandacht voor optimalisatie en extra efficiëntie. Waar nodig worden verdere aanpassingen aangebracht aan de opzet van het systeem.

Training

In het kader van change management bieden we nieuwe eindgebruikers en key-users tal van opleidingsmogelijkheden aan: in-house, bij AXI, op externe locatie en online. Ook na de ingebruikname van AXI Purchase to Pay zorgen we ervoor dat de kennis en het gebruik van de software op peil blijft. Handige opleidingssets helpen om het maximale uit onze oplossing te halen.

Support en servicedesk

Omdat de continuïteit van de AXI Purchase to Pay centraal staat, garanderen onze service level agreements de uptime van uw oplossing. Via 24 op 7 monitoring van uw bedrijfsprocessen worden eventuele problemen voortijdig opgespoord. Onze service teams beschikken over een totaal overzicht van uw systeem, wat toelaat om kordaat actie te ondernemen indien u toch problemen zou ervaren in het gebruik van de Software-as-a-Service oplossing. 

Functioneel applicatiebeheer

Indien gewenst, kunt u beroep doen op een AXI consultant voor het functioneel applicatiebeheer. De consultant zorgt ervoor dat de inrichting van de AXI software afgestemd is op de binnen uw organisatie geldende procedures.

Optimalisatie

We adviseren u over hoe de procesuitvoering kan worden verbeterd. Optimalisatie kan door fine-tuning van de oplossing of door het ingebruik nemen van aanvullende functionaliteiten. Naargelang uw keuze wordt de fine-tuning uitgevoerd door een key-user binnen uw organisatie of door een AXI consultant.

Als gebruiker heeft u stevige impact op de oplossing

We bouwen een sterke vertrouwensband op met onze klanten. Daar hoort bij dat we transparant communiceren over de functionaliteiten die we momenteel aan het ontwikkelen zijn. Via gebruikersbijeenkomsten en ons communicatieplatform verkrijgt u inspraak in de roadmap en kunt u met ideeën komen. Doordat AXI de ontwikkelaar is van AXI Purchase to Pay, waarborgen we een korte time-to-market.

AXI referenties

De financiële ERP van De Munt levert topprestaties

Public
Financiële software
België

De Kamer beheert haar aankopen met AXI software

Public
Purchase to Pay software
België

Lantis kiest voor financiële ERP van AXI

Public
Financiële software
België
Meer weten?