AXI Purchase to Pay

Eén platform. Van bestelaanvraag tot en met betaling

De Purchase to Pay software van AXI zorgt voor de stroomlijning van het volledige purchase-to-pay proces binnen uw organisatie. AXI Purchase to Pay biedt een end-to-end oplossing op het gebied van inkoop, voorraadbeheer, contractmanagement, leveranciersbeoordeling en digitale factuurverwerking. Vooral voor organisaties in de overheids-, semi-overheids-, diensten- en zorgsector biedt de Software-as-a-Service oplossing voordelen. 

Gebruiksvriendelijk en krachtig

Met AXI Purchase to Pay is het eenvoudig werken. Aanvragers, inkopers en financiële medewerkers zullen de software snel accepteren en gebruiken. We hebben gekozen voor een intuïtief design dat mooi aansluit op de gevoelservaring van de intensieve en de occasionele gebruiker. De schermen stralen rust uit. We tonen wat echt nodig is om een taak uit te voeren. Niet meer. Niet minder. Het verfrissend design koppelen we aan stevige functionaliteiten. 

'We werken gedecideerd toe naar een besparingsdoelstelling van 25 miljoen euro in vier jaar op een jaarlijkse spend van 45 miljoen euro. Om deze ambitieuze besparingsdoelstelling te realiseren, kiezen we resoluut voor inkoopprofessionalisering via verregaande automatisering en stroomlijning van de complexe inkoopprocessen.'

Jeroen van den Bergh, inkoopmanager bij Lunet Zorg.

De nieuwste functionaliteiten. At your fingertips.

AXI Purchase to Pay is een echte Software-as-a-Service oplossing. Snel inzetbaar en groeiend. In samenspraak met onze klanten bouwen we continu verder aan de oplossing. Via het zogenaamde continuous delivery principe, verrijken we onze P2P software continu. Net zoals dit gebeurt bij smartphone apps. Zo werkt u altijd met de nieuwste versie. Zonder dure en tijdrovende upgrades. Automatische en diepgaande testscripts worden gebruikt om de kwaliteit van de software te bewaken. 

Maximaal profiteren van de contractvoordelen

Met AXI Purchase to Pay wordt het eenvoudig om alle inkoopcontracten te beheren. Gedurende de volledige contractcyclus worden alle bestellingen en leveringen verzameld in het systeem, zodat u de contractprestaties eenvoudig kunt analyseren. U kunt alle belangrijke contractdata monitoren, waarbij uw team notificaties krijgt als er actie dient te worden ondernomen. Nalevingscontroles zorgen ervoor dat de leveranciers zich houden aan de vastgelegde afspraken. Door automatische koppeling van de inkooporders aan de juiste inkoopcontracten wordt Maverick Buying daadwerkelijk verminderd. Ongecontroleerde inkoop wordt zichtbaar gemaakt.

Ingebakken workflowmanagement

AXI Purchase to Pay maakt het mogelijk om uw inkoopprocessen correct vorm te geven. Zelfs de meest ingewikkelde workflow procedures kunt u eenvoudig automatiseren. U krijgt inzicht in de status van openstaande workflows, de doorlooptijd per workflow, de afdeling en de persoon die een workflow in behandeling heeft en nog zoveel meer. Management-by-exception laat toe om direct actie te ondernemen als een workflow stap niet binnen de gestelde termijn is afgehandeld. Via de workflows kunnen uw medewerkers hun taken efficiënt afhandelen.

Eenvoudige leveranciers onboarding

AXI Purchase to Pay gaat verder dan het elektronisch uitwisselen van orders. De oplossing helpt om de relatie met uw leveranciers te versterken via een laagdrempelige supply chain integratie. Websites van leveranciers kunnen eenvoudig aan het P2P systeem worden gekoppeld waardoor de inkoopafdeling de regie houdt over wat medewerkers inkopen bij welke leverancier. 

Focus op betere inkoopbeslissingen

Met AXI Purchase to Pay gaan we verder dan de digitalisering van het P2P proces. We bieden analytics aan om de volledige inkoopspend te analyseren en trends te detecteren. Met als doel om u te ondersteunen bij de onderhandelingen met uw leveranciers. Via het dashboard krijgt u waardevolle inzichten aangereikt zoals het aantal gecontroleerde versus ongecontroleerde uitgaven, de inkopen op basis van onderhandelde contracten versus Maverick buying en afdelingsspecifieke uitgavencategorieën.

Automatische factuurverwerking met boekhoudrobot

Om de verwerking van inkomende facturen te versnellen, werkt AXI Purchase to Pay met een krachtige boekhoudrobot. De robot zorgt ervoor dat de inkomende facturen op de juiste codes in de boekhouding verwerkt worden. De business rules die de robot gebruikt, zijn eenvoudig in te richten. Het resultaat: kwaliteitsverhoging, korte doorlooptijd en kostenbesparing.

Snel inplugbaar

De SaaS oplossing AXI Purchase to Pay werkt perfect samen met de financiële software AXI Financials. Ook andere financiële softwarepakketten kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan de inkoopoplossing van AXI. Integraties verlopen altijd op een beveiligde manier met gebruik van webservices. 

Eenvoudige onboarding van medewerkers

De geïntegreerde online help en de web based helpdesk maken onboarding echt eenvoudig. Nieuwe medewerkers kunnen direct aan de slag met AXI Purchase to Pay. Via e-learning en webinars spijkeren we de kennis bij en leggen we haarfijn uit hoe u meerwaarde creëert met de nieuwe functionaliteiten. Voor de inrichting van het systeem kunt u rekenen op de expertise van onze consultants. Bovendien werkt de software uitermate intuïtief. Gemakkelijk werken is plezierig werken. 

Cloud-first design

AXI Purchase to Pay is gebouwd met gebruik van de nieuwste technologie. Technologie die Software-as-Service applicaties onderbouwt met maximale robuustheid, flexibiliteit en veiligheid. De oplossing wordt gehost in de Belgische en Nederlandse datacenters van AXI. Met gebruik van hoogperformante technologie en 24 op 7 service level agreements. De opstart kan in weken worden afgerond. Maandelijks wordt de afgesproken kost per gebruiker aangerekend. Indien gewenst of vereist, kan de software on premise worden geïnstalleerd of gehost bij een andere cloud provider.

Een resultaatgerichte service aanpak
Met onze services helpen wij uw organisatie maximaal: van proof of concept, analyse, advies en opstart over training, support, functioneel applicatiebeheer tot en met optimalisatie services. We hebben een nuchtere kijk op de zaken. Onze consultants sparren graag met u over vraagstukken op het gebied van inkoop- en financieel management en het Lean maken van de processen. Klanten ervaren onze consultants als deskundige vakgenoten. Uit het jaarlijkse klanttevredenheidsonderzoek dat het onafhankelijke marktonderzoeksbureau Quelsa uitvoert, blijkt duidelijk dat we gaan voor 'de extra mile'.
Advies en fit-gap analyse

In deze fase kijken we samen naar uw bedrijfssituatie. Aan de hand van uw business verwachtingen bepalen we de oplossingsrichting. Veel aandacht gaat naar de effectiviteit en het zo Lean mogelijk maken van de processen. Het resultaat van de analyse is de blauwdruk van uw oplossing.

Test begeleiding

Vertrekkend vanuit een duidelijk zicht op de business verwachtingen, begeleidt de AXI consultant de testfase. Via testscenario's, begeleiding van de functionele testen en de gebruikers acceptatie testen, zorgt de consultant ervoor dat de oplossing optimaal aansluit bij de verwachtingen.

Datamigratie

Correcte data is essentieel om een nieuw systeem in gebruik te nemen.  Alvorens de data te migreren, zorgen onze consultants voor de nodige dataconversies. We kunnen u aantonen dat de datamigratie veilig verloopt, 100% volledig en correct is.

Implementatie

Tijdens deze fase zorgen we voor een 'perfect fit' inrichting van de AXI Purchase to Pay oplossing. De blauwdruk van uw oplossing is leidend, maar niet alles bepalend. Onze consultants hebben aandacht voor optimalisatie en extra efficiëntie. Waar nodig worden verdere aanpassingen aangebracht aan de opzet van het systeem.

Training

In het kader van change management bieden we nieuwe eindgebruikers en key-users tal van opleidingsmogelijkheden aan: in-house, bij AXI, op externe locatie en online. Ook na de ingebruikname van AXI Purchase to Pay zorgen we ervoor dat de kennis en het gebruik van de software op peil blijft. Handige opleidingssets helpen om het maximale uit onze oplossing te halen.

Support en servicedesk

Omdat de continuïteit van de AXI Purchase to Pay centraal staat, garanderen onze service level agreements de uptime van uw oplossing. Via 24 op 7 monitoring van uw bedrijfsprocessen worden eventuele problemen voortijdig opgespoord. Onze service teams beschikken over een totaal overzicht van uw systeem, wat toelaat om kordaat actie te ondernemen indien u toch problemen zou ervaren in het gebruik van de Software-as-a-Service oplossing. 

Functioneel applicatiebeheer

Indien gewenst, kunt u beroep doen op een AXI consultant voor het functioneel applicatiebeheer. De consultant zorgt ervoor dat de inrichting van de AXI software afgestemd is op de binnen uw organisatie geldende procedures.

Optimalisatie

We adviseren u over hoe de procesuitvoering kan worden verbeterd. Optimalisatie kan door fine-tuning van de oplossing of door het ingebruik nemen van aanvullende functionaliteiten. Naargelang uw keuze wordt de fine-tuning uitgevoerd door een key-user binnen uw organisatie of door een AXI consultant.

Als gebruiker heeft u stevige impact op de oplossing

We bouwen een sterke vertrouwensband op met onze klanten. Daar hoort bij dat we transparant communiceren over de functionaliteiten die we momenteel aan het ontwikkelen zijn. Via gebruikersbijeenkomsten en ons communicatieplatform verkrijgt u inspraak in de roadmap en kunt u met ideeën komen. Doordat AXI de ontwikkelaar is van AXI Purchase to Pay, waarborgen we een korte time-to-market.

Meer weten?
Onze referenties