Renson neemt efficiënt archief beheersysteem en innovatieve productconfigurator in gebruik
Renson, de Belgische expert in ventilatie, zonwering, gevelbekleding en outdoor, besloot in 2009 om een nieuwe visie te ontwikkelen over hoe Renson in de toekomst beter kan communiceren met haar klanten.
Renson stond voor een aantal grote uitdagingen:
- de inconsistentie van ingediende bestellingen (van een handgeschreven stuk papier op de bouwplaats tot een fax of een e-mailbericht)
- de centralisatie van technische specificaties en kennis (slechts een paar mensen waren volledig op de hoogte van de volledige productlijnen)
- een slecht gestructureerd archiefbeheer door de accountmanagers.
De uitvoering van het project
Thomas Vandaele, IT Consultant bij AXI: 'Renson wilde een dynamisch systeem dat gevoed kon worden door het bestaande ERP-systeem. Naast andere vereisten moesten ook klanten uit het buitenlandse dealernetwerk het systeem kunnen gebruiken.'
Eind 2010 werd gestart met de analyse van het archiefbeheersysteem en eind 2011 werd het nieuwe systeem geïmplementeerd.
De Group Director ICT vult aan: 'De volledige ontwikkeling van deze bedrijfskritische applicatie is in perfecte synergie tot stand gekomen. Ons IT-team had vanaf het begin maandelijks overleg met de mensen van AXI. AXI luisterde naar onze vragen en suggesties, stelde oplossingen voor en volgde de volledige ontwikkeling op de voet.'
Eind 2012 startte de ontwikkeling van de webapplicatie en de productconfigurator. De medewerkers van Renson brachten de technische productkennis in via een flexibel bestandsformaat. Sindsdien is de webapplicatie continu geüpdatet om aan de vraag naar extra functies te voldoen.
Inmiddels maken circa 3.000 klanten gebruik van het systeem, in totaal circa 8.000 klantmedewerkers. Dat levert een schat aan nuttige informatie op.
De resultaten
De nieuwe archiefbeheersysteem en de innovatieve webapplicatie/productconfigurator levert heel wat voordelen op:
- Een eenvoudig te gebruiken systeem voor alle betrokken partijen waardoor ook nieuwe medewerkers snel vertrouwd raken met de complete productlijn.
- Een sterk verbeterde workflow van verkooporder tot installatie dat zich vertaalt in aanzienlijke tijdwinst.
- De naadloze samenwerking tussen verschillende partijen (verkopers, resellers, installateurs en klanten)
- De perfecte oplossing voor het opnemen van bestellingen, de productconfigurator en de mobiele apps zijn een groot succes bij Rensons resellers en consumenten.
