Customer Case Zorgcentrale Gerust
15/06/2022

Gerust Zorgcentrale voortaan écht gerust dankzij AXI Financials

Gerust zorgcentrale, aanbieder van onder meer personenalarmering, is ontstaan in 2022 uit een samenwerking tussen CM Gezondheidsfonds en het Wit-Gele Kruis. Met de oprichting volgde de nood aan een nieuw gemeenschappelijk boekhoud- en facturatiesysteem. AXI zette haar schouders onder het project en bood een antwoord met haar AXI Financials oplossing. 

 

 

Over Gerust zorgcentrale


Vanuit het gemeenschappelijk doel om mensen een betere levenskwaliteit te bieden, beslisten CM Gezondheidsfonds en Wit-Gele Kruis in 2020 om de handen in elkaar te slaan. Samen richtten ze de nieuwe zorgcentrale op. Gerust biedt een uitgebreid gamma aan veilige en vernieuwende zorgondersteuningen aan met als doel mensen, die een zorg- en ondersteuningsnood hebben, te helpen zelfstandig en zelfredzaam thuis te wonen. Vandaag telt de organisatie ruim 40.000 klanten en daarmee is ze de grootste zorgcentrale van het land.  

 

 

Het personenalarm: altijd iemand die klaarstaat


De eerste dienstverlening die Gerust op de markt brengt, is die van het personenalarm. De klok rond laat het een gebruiker toe met één druk op een knop om hulp te vragen. Het alarmsignaal komt terecht bij de centrale en van daar uit wordt de nodige hulp meteen voorzien, hetzij via professionele hulpverlening, hetzij via de mantelzorgers van de klant. Het opzet is de veiligheid van zorgbehoevende mensen te allen tijde te garanderen. Het personenalarm is er zowel voor particulieren als zorgprofessionals die de alarmtoestellen kunnen huren. 

 

 

Nieuw gecentraliseerd boekhoud- en facturatiesysteem


Voor de oprichting van Gerust, boden CM Gezondheidsfonds en Wit-Gele Kruis elk apart het personenalarm aan – en dan vaak nog apart per provincie – en hadden ze elk hun eigen boekhouding. Met de oprichting van de eengemaakte zorgcentrale kwam de behoefte om één gemeenschappelijk boekhoud- en facturatieplatform op te zetten. Omdat Wit-Gele Kruis Limburg en Vlaams-Brabant al eerder samenwerkten met AXI, en hier ook tevreden over waren, kozen CM en Wit-Gele Kruis ook voor dit project om met AXI in zee te gaan.

 

Na de eerste gesprekken in juli 2021 werd het project officieel opgestart. Met 1 januari 2022 als deadline voor de ingebruikname werd het een hele uitdaging waar AXI zich graag voor inzette. In een eerste fase werd een toepasbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Dit werd afgerond eind september 2021. Vervolgens startte de inrichting van de implementatie alsook het bouwen van de nodige interfaces. 
 

Gerust zorgcentrale verwerkt vandaag ruim 40.000 dossiers dankzij AXI-software

Na maanden hard werken, werd de deadline gehaald. Een nieuw financieel systeem stond op poten. Maar wat doet het precies?

 

Binnen de software van de zorgcentrale worden alle gegevens van de abonnee geregistreerd. Via de AXI Financials oplossing wordt deze informatie efficiënt verwerkt en kan Gerust factureren aan haar gebruikers, vandaag zo’n 40.000. De AXI-oplossing leest de data in via API’s, controleert of er eventuele kortingen van toepassing zijn waar Gerust-klanten die aangesloten zijn bij CM (eveneens via API-communicatie) en zorgt voor de distributie van de digitale facturen via mail. De verzending van de geprinte facturen worden door een externe leverancier verzorgd.

 

Verder volgt de AXI-software de betalingen op en onderhoudt het een algemene boekhouding. Hier kunnen ook steeds de nodige rapportages opgevraagd worden zoals bijvoorbeeld een rapport over het aantal abonnees per provincie en de onderliggende gegenereerde omzetten. Een must om tot de nodige inzichten te komen, op te volgen en bij te sturen waar nodig.

 

Tot slot was het bij de opstart ook belangrijk dat alle actieve SEPA-mandaten van de vorige inrichters van het personenalarm, overgedragen werden. Ook die switch werd door AXI gerealiseerd.

Planning, planning en … nog eens planning

 

De voornaamste uitdagingen binnen het traject? ‘Vooreerst de strakke deadline en bijgevolg timing’, aldus Mark Lambert, Sector Manager bij AXI. Tussen de eerste verkennende gesprekken in juli 2021 tot de ingebruikname in januari 2022 zat niet veel tijd. Een goede planning was hier essentieel. ‘Daar kwam nog bij dat er heel wat verschillende partijen betrokken waren. Al deze neuzen moesten in dezelfde richting staan, alsook overlegmomenten moesten extra goed voorbereid worden. Ook de hoeveelheid data die verwerkt moest worden en een zo kort mogelijke doorlooptijd garanderen, vergde een extra inspanning. Tot slot gebeurde het opzetten en implementeren gelijktijdig met de uitbouw van een volledig nieuwe organisatie. Geen sinecure, maar het is gelukt. 

 

Mark Lambert: ‘Een uitstekende planning is noodzakelijk, maar vooral de goede samenwerking en de precieze voorbereiding door de medewerkers van Wit-Gele Kruis Limburg, maakte dit mogelijk.’

 

Gerust is nu volop aan de slag met hun nieuwe boekhoud- en facturatiesysteem, dankzij de AXI Financials oplossing en het loopt vlot. AXI kijkt alvast uit naar hoe het in de toekomst deze organisatie verder kan ondersteunen.