TSI
Self service toepassing voor bestelaanvragen
Met AXI Purchase Order Management worden alle interne bestelaanvragen m.b.t. de inkoop van goederen en diensten goed beheersbaar en controleerbaar. De op internet workflows gebaseerde oplossing is organisatiebreed inzetbaar en biedt meerwaarde voor de individuele medewerker en de inkooporganisatie/economaat. Budgetcontrole behoort tot de mogelijkheden.
Om de creatie van een bestelaanvraag te faciliteren, kunnen medewerkers gebruik maken van geïntegreerde webshops, elektronische catalogi, boodschappenlijsten en vrije aanvragen. Nuttig om weten: ook de optie 'webshop' ondersteunt alle hierna vermelde functionaliteiten.
Bestelaanvragers worden optimaal gefaciliteerd. Zelfs indien het artikelnummer, de eenheidsprijs of de leverancier nog niet gekend zijn, kan een aanvraag worden ingediend. Handig is de mogelijkheid om per artikellijn opmerkingen te noteren.
Na ingave krijgt een bestelaanvraag de status ‘bij de inkoopdienst’; waarna de verantwoordelijke inkoper de bestelaanvraag vervolledigt, evt. prijsoffertes aanvraagt en koppelt aan de bestelaanvraag ...
Nadat de bestelaanvraag de status ‘verwerkt door de inkoopdienst’ heeft gekregen, vervolgt de goedkeuringsworkflow zijn weg. Afhankelijk van de aanvrager, het type en bedrag van de bestelaanvraag kijkt de AXI oplossing na of de bestelaanvraag dient te worden goedgekeurd en zo ja, door wie.
Goedkeurders kunnen op twee niveaus worden gedefinieerd: per afdeling en per type bestelaanvraag.
Via hun takenlijst en/of periodieke mails verkrijgen goedkeurders toegang tot volgende functionaliteiten:
- opvolging van de bestelaanvragen volgens aanvrager, organisatie, status…
- beoordeling van de bestelaanvraag
- toevoeging van commentaar aan de bestelaanvraag
- budgetcontrole
- raadpleging van originele bestelaanvraag
- opvolging van de beoordeling van andere goedkeurders
- na beoordeling door de goedkeurders, signalering richting de aanvragers via e-mail
Na de definitieve goedkeuring van een bestelaanvraag zal AXI Purchase Order Management :
- indien er nog een openstaand inkoopadvies (bestelsuggestie) is m.b.t. dezelfde leverancier; de te bestellen goederen hieraan toevoegen
- indien er geen inkoopadvies meer is voor dezelfde leverancier; automatisch een nieuw inkoopadvies creëren
