TSI
Aannemingen Verelst verdient investering in factuurbeheer snel terug
Aannemingen Verelst steunt op een jarenlange ervaring en heeft intussen een voorname plaats ingenomen binnen de bouwsector. Vandaag overkapt Industriebouw Verelst jaarlijks meer dan 400.000 m2, gaande van loodsen tot multifunctionele magazijncomplexen. In Putte beschikt Aannemingen Verelst over een hypermodern en gloednieuw staalconstructiebedrijf waar jaarlijks ongeveer 15.000 ton staal wordt klaargemaakt voor plaatsing. Aannemingen Verelst levert daarbij zijn afgewerkte constructies af in heel Europa en zelfs daarbuiten.
Automatische opstart van de goedkeuringsworkflow
Omdat jaarlijks zo’n 20.000 aankoopfacturen dienen te worden goedgekeurd en verwerkt, besliste Aannemingen Verelst om het financieel pakket AXI Finance uit te breiden met de module voor factuurbeheer: AXI Invoice Management. Concreet zorgt deze oplossing voor de elektronische verwerking en goedkeuring van e-invoices en ingescande aankoopfacturen; inclusief een electronic capture oplossing op basis van OCR. Het project is opgestart voor Aannemingen Verelst - vestiging Putte. Hieronder ressorteren o.a. Industriebouw Verelst nv, Staalbouw Verelst nv, Betonbouw Verelst nv, Transport Verelst nv ... Ondertussen is de oplossing ook uitgerold in de vestiging te Rumst en in de vestiging te Ham en in Tsjechië.
Dhr. Guy Wilms, Chief Financial Officer over de keuze voor Optical Character Recognition: ‘Van bij de aanvang hebben we aangegeven dat we gebruik wilden maken van OCR. Om de OCR herkenning te realiseren, hebben we onze leveranciers verplicht om het bestelbonnummer op de facturen te vermelden. Doordat het bestelbonnnummer de verantwoordelijke en de werf omvat, kan de goedkeuringsflow van de aankoopfacturen automatisch worden opgestart.’
De besparingen zijn groot
Dhr. Guy Wilms, Chief Financial Officer over het project: ‘De met AXI Invoice Management gerealiseerde besparingen zijn aanzienlijk. Rechtstreeks besparen we een halve FTE. Daarnaast realiseren alle goedkeurders en de financiële afdeling een substantiële tijdwinst. Naarmate de OCR herkenningsgraad toeneemt, zal de tijdwinst nog toenemen. Tijdens de opstart lag de OCR herkenningsgraad op zo’n goede 70 à 75%; via het auto-learning-proces is de herkenningsgraad reeds na enkele maanden opgelopen tot 85%. Op termijn hopen we minstens 90% te kunnen halen. Kortom, ik durf hier echt te spreken van een korte terugverdientijd.’
Hij besluit: ‘De indirecte resultaten zijn mogelijk nog interessanter voor onze organisatie: de leveranciers zijn attentvoller en reiken ons de correcte informatie aan; de controle door de werfleiders is er beduidend beter op geworden. Zij hebben immers direct toegang tot alle benodigde factuurgegevens.’
