AXI

Cello optimaliseert inkoop, logistiek en factuurbeheer met AXI

Cello is een organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking in het noordoosten van Noord-Brabant en het zuidwesten van Gelderland. Jong en oud kunnen hier terecht voor wonen, werken en vrijetijdsbesteding. Maar ook voor bijvoorbeeld (ambulante) begeleiding, behandeling, logeren of het volgen van een cursus. Cello heeft ruim 2500 medewerkers en ongeveer 2000 cliënten. 

Efficiëntie in de inkoop

In een tijd van marktwerking en kostenbesparingen zag Cello mogelijkheden om haar inkoop en logistieke beleid efficiënter uit te voeren. ‘Inkoop kenmerkte zich (als gevolg van de fusies) als een onsamenhangend geheel omdat er met verschillende systemen werd gewerkt en er decentraal diverse magazijnfuncties waren. Door het centraliseren van de magazijnfunctie en afdeling inkoop is de eerste stap in de richting gezet naar verdere optimalisatie van het inkoopbeleid, waarbij een juiste koppeling met de Economisch administratieve dienst (EAD) van essentieel belang was om de administratieve organisatie van het inkoopproces te waarborgen. Met deze uitgangspunten zijn het facilitair bedrijf en de EAD een gezamenlijk project gestart, waarin naast het borgen van de genoemde administratieve organisatie, de gebruiksvriendelijkheid hoog op de prioriteitenlijst stond.

Aan de hand van een programma van eisen, gesprekken en demonstraties is de keuze op AXI gevallen.’, aldus René Geurts manager facilitair bedrijf bij Cello. ‘Met de keuze voor AXI kunnen we onze inkoopfunctie verder professionaliseren omdat we nu de beschikking hebben over een inkoopsysteem dat ons in staat stelt om beter in te spelen op de eisen en wensen van onze interne klanten’.

Snelle afhandeling van de inkoopfacturen

Op de financiële administratie is gelijktijdig met de invoering van het inkoop en logistieke systeem van AXI (AXI Purchase Order Management) ook AXI’s oplossing voor factuur-scanning en elektronische fiattering (AXI Invoice Management) in gebruik genomen. ‘Momenteel ontvangen wij zo’n 18000 facturen per jaar. Deels aan de hand van een inkooporder, deels zonder inkooporder. Deze facturen worden ingescand, waarbij het systeem door zelflering uiteindelijk de factuurhoofding automatisch gaat herkennen.

Het resultaat hiervan is dat onze medewerkers na verloop van tijd alleen de factuurhoofding nog moeten valideren op juistheid en daarna enkel nog de factuurlijnen hoeven te registeren. Indien aan een factuur een inkooporder gekoppeld is, kunnen de lijnen zelfs automatisch overgenomen worden van de inkooporder’, licht hoofd economisch administratieve dienst, Helen Drijvers toe.

Vernieuwde administratieve procedures

'Niet alleen de medewerkers van inkoop, magazijn en de financiële administratie kregen met AXI te maken. Omdat AXI in de gehele de organisatie is uitgerold hebben alle gebruikers aan het systeem moeten wennen omdat het een bepaalde discipline verlangt. René Geurts vervolgt: ‘De invoering van AXI Purchase Order Management en AXI Invoice Management bracht dan ook de nodige weerstand met zich mee, mede ook als gevolg van het ver doorgevoerde budgethouderschap, waarin budgethouders een grote mate van vrijheid hebben in hun bestedingen. De doorgevoerde procedures werden in eerste instantie dan ook als een belemmering ervaren.

Inmiddels worden nu ook de voordelen van het systeem onderkent, omdat op elk gewenst moment de status van bestellingen en facturering geraadpleegd kan worden. Maar ook het herleiden van bestellingen en leveringen naar leveranciers is eenvoudiger geworden, omdat nu alles geregistreerd wordt’.

Organisatiebreed gebruik van de webshop

Onze medewerkers maken gebruik van de Webshop om magazijn- en inkoopartikelen aan te vragen. Deze gebruikersvriendelijke ‘portal’ is aangepast aan de Cello huisstijl. Aanvragen worden behandeld door een budgethouder en na goedkeuring automatisch doorgestuurd naar inkoop of het magazijn.

Het resultaat mag er zijn

'Met de invoering van AXI kunnen zowel aanvragen als facturen sneller worden afgehandeld. De papierstroom op de afdeling is verminderd en centraal hebben wij altijd zicht op waar aanvragen of facturen binnen de organisatie ‘hangen’. 

Het resultaat mag er zijn. Tijdig inzicht, hogere efficiëncy en een betere dienstverlening naar onze interne klanten zijn de belangrijkste winstpunten van het nieuwe systeem.’, concludeert Helen Drijvers.