Health
Stichting Triversum automatiseert haar inkoopproces
Triversum is gespecialiseerd in kinder- en jeugdpsychiatrie. Diverse deskundigen doen onderzoek en verrichten behandelingen onder eindverantwoordelijkheid van een kinder- en jeugdpsychiater. Zij besteden hierbij onder meer aandacht aan aanlegfactoren bij het kind/de jeugdige, aan zijn/haar ontwikkelingsgeschiedenis en aan zijn/haar functioneren binnen het gezin en op school.
Het ziekenhuis is verspreid over meerdere vestigingen in Noord-Holland. In Alkmaar is de totale klinische capaciteit ondergebracht, alsmede dagklinische plaatsen en een polikliniek. Daarnaast zijn er poliklinieken in Den Helder, Schagen, Heerhugowaard, Hoofddorp, Purmerend en Zaandam. In Hoofddorp beschikt Triversum tevens over dagklinische plaatsen. In Alkmaar zijn de ondersteunende diensten ondergebracht.
Professionalisering van de inkoopfunctie
Om het inkoopproces te optimaliseren werd begin 2008 een pakketselectietraject gestart. Ondertussen werd ook de inkooporganisatie verder georganiseerd. Een professionele inkoper werd aangesteld. Medio 2008 kreeg AXI de opdracht voor het uitvoeren van een toepasbaarheidsonderzoek waarbij de processen van Triversum gematcht werden met het standaard pakket.
In januari 2009 werd gestart met de implementatie van AXI Purchase Order Management. Hierbij werd het traject van interne bestelaanvraag, goedkeuring door budgethouder, inkoop, magazijn, goederenontvangst en matching met de factuur geautomatiseerd. Tevens werd een koppeling gerealiseerd met het financieel pakket AFAS Profit. Eind februari 2009 ging Triversum in productie met de software voor de afdelingen: Inkoop, Magazijn en Financiën. Eind maart 2009 vond de uitrol naar de overige afdelingen en locaties plaats. In april 2009 werd de nieuwe module ‘Elektronische Communicatie met Leveranciers’ geïmplementeerd.
Implementatie op 2 maanden tijd afgerond
Triversum kijkt terug op een geslaagd implementatietraject. Ted Groot, inkoper en tevens projectmanager tijdens de implementatie licht toe: ‘Met AXI Purchase Order Management hebben we de beschikking gekregen over een modern informatiesysteem dat onze inkoopprocessen uitstekend ondersteunt. Hierdoor hebben we veel beter zicht op wat er aangevraagd wordt, hoe dit zich verhoudt ten opzichte van de budgetten en kunnen we onze facturen eenvoudiger matchen met onze bestellingen. Tevens hebben we een veel beter zicht op onze leveranciers, zodat we ook hier anders kunnen managen.’
De implementatie vond plaats in een tijdsbestek van een 2-tal maanden. ‘Een drukke periode, vooral voor onze key users. Maar met de ondersteuning van AXI bij de implementatie en uitrol hebben wij geen moment getwijfeld aan het succes van de invoering. Wij hebben altijd ons einddoel voor ogen gehad, waardoor we allemaal een stapje extra hebben kunnen zetten. Wij kijken met een tevreden gevoel terug op de implementatie.’, aldus Ted Groot.
