Health
Procedure: van aanvraag tot goederenontvangst
AXI Purchase Order Management voorziet in de volledige afhandeling van de bestelaanvraag: effectieve bestelling bij de leveranciers, ontvangst van de goederen, registratie van de inkoopfactuur en matching met de bestelbon.
Aanvraag tot bestelling
Met AXI Purchase Order Management kunnen alle eindgebruikers binnen de organisatie - via het intranet of extranet - een bestelaanvraag plaatsen.
Per gebruiker kan bepaald worden welke types bestelaanvragen deze mag aanmaken. Afhankelijk van het besteltype wordt een andere workflow opgestart:
- interne bestelaanvragen (bij één of meerdere magazijnen)
- bestelaanvragen ter aanvulling van het magazijn
- externe bestellingen van niet-voorraadartikelen
Per workflowtype kunnen een onbeperkt aantal type bestelaanvragen gecreëerd worden. Per besteltype kan bepaald worden of het systeem een budgetcontrole dient uit te voeren.
De eindgebruiker kan voor zijn budgetpost eventueel een keuze maken uit een artikelbestand. Een artikelnummer, eenheidsprijs en leverancier hoeven niet gekend te zijn. De aanvrager kan naast de omschrijving van de te bestellen goederen en het aantal, ook zijn opmerkingen per artikellijn noteren.
Het systeem zal automatisch melden of de bestelaanvraag binnen of buiten de budgetpost valt. De exacte parameters voor deze controle worden in overleg bepaald.
Wanneer het budget toereikend is voor de bestelaanvraag kan de aanvrager de status van zijn bestelaanvraag veranderen naar 'ter goedkeuring'. Het systeem zal automatisch nagaan of voor deze aanvraag goedkeuring vereist is en wie de goedkeurders zijn. De eventuele goedkeurders krijgen op welbepaalde tijdstippen een bericht in hun mailbox.
Webshop
Een alternatief voor de bestel- en goedkeuringsapplicatie is de module Webshop. Deze webshop biedt exact dezelfde functionaliteiten echter in een ander grafische user interface. De GUI is die van een echte webshop. De layout van de webshop wordt aangepast aan de huisstijl van de klant.
Goedkeuring
Afhankelijk van de aanvrager, het type en bedrag van de bestelaanvraag kijkt het systeem na of de bestelaanvraag dient te worden goedgekeurd.
Goedkeurders kunnen bepaald worden op twee niveaus: per afdeling en per type bestelaanvraag (goedkeurders op niveau van inkoopdienst en directie).
De goedkeurders worden op bepaalde tijdstippen op de hoogte gesteld via e-mail.
Vanuit zijn/haar e-mail kan de goedkeurder de goedkeuringsapplicatie openen en krijgt hij/zij de volgende mogelijkheden:
- opvolging van de bestelaanvragen volgens aanvrager/organisatie/status/…
- beoordeling van de bestelaanvraag
- toevoeging van commentaar aan de bestelaanvraag
- budgetcontrole
- raadpleging van originele bestelaanvraag
- opvolging van de beoordeling van andere goedkeurders
- na beoordeling door de goedkeurders, signalering richting de aanvragers via e-mail
Offerteaanvraag
De mogelijkheid bestaat om voor één of meerdere artikelen een prijsaanvraag (offerte) aan te maken voor één of meerdere leveranciers.
Ontvangen offertes kunnen worden geregistreerd. Er kan automatisch naar verwezen worden op de bestelbon.
De relaties tussen artikelen en leveranciers kunnen worden vastgelegd in inkoopcondities.
Per artikel kunnen de volgende gegevens/voorwaarden - per leverancier - beheerd worden:
- barcodering, artikelcodering en omschrijving van de leverancier
- betaal-, levering- en verzendingsgegevens
- gegevens laatste inkoop
- verpakkingseenheden leverancier
- prijsafspraken
Bestelling
De bestelbon kan door het pakket AXI Purchase Order Management automatisch, ten gevolge van een bestelaanvraag, of manueel gecreëerd worden. De volgende soorten bestelbonnen kunnen worden opgemaakt:
- ter aanvulling van de voorraad van het magazijn
Deze aanvragen worden enkel gebruikt wanneer men beschikt over een magazijn en wanneer men bestellingen wil plaatsen om de voorraad van het magazijn aan te vullen. Na ingave van de bestelaanvraag wordt de goedkeuringsprocedure opgestart en resulteert de aanvraag in een bestelling. - externe bestellingen
De bestelaanvraag bevat na ingave een minimum aan informatie en heeft de status 'Bij de inkoopdienst'. De verantwoordelijke van de inkoopdienst kan eventueel offerteaanvragen afdrukken voor verschillende leveranciers. De centrale inkoopdienst zal de bestelaanvraag nakijken en eventueel aanvullen tot een volwaardige bestelbon.
Na het vervolledigen van de bestelaanvraag kan de status van de bestelaanvraag veranderd worden in 'Verwerkt door de inkoopdienst'. Na deze stap zal de goedkeuringsprocedure geactiveerd worden en resulteert de aanvraag in een bestelling.
Na de definitieve goedkeuring zal het systeem:
- indien er nog een openstaande bestelsuggestie is voor dezelfde leverancier als de bestelaanvraag, de te bestellen goederen toevoegen aan de nog openstaande bestelsuggestie
- indien er geen bestelsuggestie meer is voor dezelfde leverancier als de bestelaanvraag: automatisch een nieuwe bestelsuggestie creëren
- bij afroepen op contract: per afroep controleren of voldaan wordt aan de voorwaarden bepaald in het overeengekomen raamcontract.
De automatisch gegenereerde of manueel aangemaakte bestelbon kan op het scherm bekeken worden (RTF-formaat via MS Word), geprint, gefaxt of verstuurd worden via email.
Goederenontvangst
AXI Purchase Order Management zorgt voor de matching tussen de bestelbon/afroepbon, de leverbon én de factuur.
Bij fysieke ontvangst van de goederen worden per bestelbon (of afroeporder) of over alle bestelbonnen heen, de geleverde goederen afgepunt en gematcht qua aantallen. Diensten kunnen bevestigd worden. Bij het overschrijden van een bepaald afwijkingspercentage zal het systeem dit melden en een backorder voorstellen.
Bij fysieke ontvangst van voorraadgoederen kan het artikel als verbruikt aangeduid worden of aan een bepaalde voorraadlocatie toegewezen worden.
Facturen ten gevolge van een bestelbon worden elektronisch verstuurd naar de boekhouding en voorlopig geregistreerd. De factuur dient dus niet meer manueel ingeboekt te worden. Bestelbon en factuur kunnen zowel gematcht worden qua aantallen als qua bedragen en eventueel aangevuld worden met extra kosten zoals bijvoorbeeld transportkosten.
