AXI

Gestion des dossiers

Le nouveau progiciel AXI aide les organismes publics à améliorer leurs services, à réduire le retard administratif, à mettre en place des procédures concluantes, à partager les informations de manière sécurisée et à réduire les frais administratifs.

Types de dossiers

AXI Case Management permet notamment d’implémenter les processus suivants :

• les dossiers juridiques
• la gestion des réclamations
• la gestion des subventions, taxes ou perceptions ; intégré avec un système financier pour la perception ou le paiement des fonds
• les procédures d’adjudication ; intégré avec des solutions logicielles pour la gestion des achats (AXI Purchase Order Management, etc.) et des immobilisations (AXI Finance, etc.)
• la gestion des permis
• la coordination de la lutte contre la fraude
• les labels de qualité
• ...

Les éléments

AXI Case Management gère l’ensemble du cycle de vie des dossiers. La solution englobe à cet effet la gestion des processus et des documents et l’intégration des calendriers, mails et téléphones.

L’amélioration et la flexibilité en point de mire

AXI Case Management permet d’améliorer fondamentalement et intégralement les processus administratifs. L’exécution opérationnelle étant sujette à des changements, AXI Case Management offre à l’utilisateur habilité les instruments nécessaires à l’organisation flexible des processus. Une attention toute particulière est consacrée à la coordination optimale de l’ensemble du processus administratif. La solution offre de vastes possibilités de maîtrise totale de la qualité, impliquant la mesure de l’efficacité des processus.

L’élément fondamental : un concept de processus unique

Pour rendre les processus administratifs plus efficaces, AXI Case Management réunit les avantages de la gestion des processus et de la gestion des documents en une seule solution. AXI Case Management part de la définition d’un processus de tâches auquel peut être couplé un dossier de type aléatoire (dossier juridique, procédure d'adjudication ...). La solution peut aussi bien coupler des documents entrants au processus que générer des documents sortants sur la base des données d’un dossier, conformément à des modèles prédéfinis. Les processus peuvent être exécutés manuellement et/ou être appuyés par un processus électronique.
Les modifications qui apparaissent dans la réglementation et dans les processus peuvent être traduites directement par l’utilisateur habilité, sans nécessiter la moindre programmation.

Vue d’ensemble sur la charge de travail

AXI Case Management intègre la gestion et l’audit des prestations. Les critères de mesure intégrés vous permettent de vous faire rapidement une idée de la charge de travail, de la capacité et du délai de réalisation des dossiers. Pour éviter les goulets d’étranglement, la solution offre la possibilité d’agir rapidement sur la capacité variable des ressources. La répartition automatique du travail fait partie des possibilités. L’intégration de trajectoires d’escalade dans le processus permet de garder prise sur l’exécution, avant que la situation ne dérape.

Optimisation des processus d’entreprise

Puisque la gestion intégrale des processus contribue à une amélioration continue des processus d’entreprise, AXI Case Management produit les rapports de maîtrise totale de la qualité nécessaires. Les conclusions de ces rapports permettent de réaménager directement les processus, étape par étape. Des tâches peuvent ainsi être éliminées, rassemblées, élargies ou scindées… Il est possible d’insérer des sous-processus temporaires pour satisfaire aux régimes dérogatoires de la législation.

L’intégration va de soi

Les processus prédéfinis dans AXI Case Management apportent une intégration bidirectionnelle avec les processus financiers existants. Les processus peuvent déclencher des actions dans d’autres applications.

La place d’honneur pour l’utilisateur

AXI Case Management est le guide de l’utilisateur. Chaque fonctionnaire peut influencer le processus. Autrement dit, il n’est pas nécessaire de toucher à l’autonomie de direction des différents services.
Les utilisateurs peuvent travailler de manière autonome selon une obligation de résultat mesurable. Sans pointeuse, de chez eux…

L’importance du contrôle interne

Les rapports, les règles d’autorisation fortes, une sécurisation stricte, une gestion étendue des procédures et la gestion des processus offrent des garanties solides à l’égard du service d’audit interne.

Une solution qui fait la part belle à Java et aux standards ouverts

AXI Case Management se base sur des standards ouverts, Oracle Application Development Framework, Java et des logiciels libres (notamment Open Office), l’échange de données XML, etc. AXI Case Management comprend une solution conviviale de gestion de contenu pour le stockage et la gestion des documents. L’organisation cliente peut choisir d’utiliser les solutions de gestion de documents présentes telles que MS SharePoint, Oracle Universal Content Manager, Documentum, Iris, Alfresco .... AXI Case Management fonctionne sur les plateformes Linux, Microsoft et UNIX.

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