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Procedure de demande de commande
Le système permet le traitement complet de la demande de commande : commande effective chez les fournisseurs, réception des marchandises, enregistrement de la facture d’achat et rapprochement avec le bon de commande.
Demande de commande
Tous les utilisateurs finals dans l’organisation peuvent envoyer une demande de commande via leur PC. Il est possible de déterminer, pour chaque utilisateur, quels types des demandes de commande peuvent être créés. En fonction du type de commande, un flux d’activités spécifiques est démarré :
- demandes de commande internes (auprès d’un ou plusieurs entrepôts)
- demandes de commande pour réapprovisionnement de l’entrepôt
- commandes externes d’articles hors stock
Pour chaque type de flux d’activités, il est possible de créer un nombre illimité de types de demandes de commande. Pour chaque type de commande, il est possible de déterminer si le système doit procéder à un contrôle des budgets.
L’utilisateur final peut éventuellement, pour son poste budgétaire, effectuer une sélection dans un fichier d'articles. Il n’est pas nécessaire de connaître le numéro d’article, le prix unitaire et le fournisseur. Outre la description des marchandises à commander et leur quantité, le demandeur peut formuler des remarques pour chaque ligne d’article.
Le système signalera automatiquement si la demande de commande tombe dans le poste budgétaire ou en dehors de celui-ci. Les paramètres précis de ce contrôle sont déterminés en concertation.
Lorsque le budget est suffisant pour la demande de commande, le demandeur peut modifier l’état de sa demande de commande, qui devient 'Pour approbation'. Le système vérifie automatiquement si une approbation est requise pour cette demande, et qui sont les approbateurs. Les éventuels approbateurs reçoivent, à un moment spécifique, un message dans leur boîte aux lettres.
Approbation
En fonction du demandeur, du type et du montant de la demande de commande, le système vérifie si la demande doit être approuvée.
Les approbateurs peuvent être déterminés à deux niveaux : par département, par type de demande de commande (approbateurs au niveau du service d’achat et de la direction)
Les approbateurs sont informés par e-mail à des moments précis.
Depuis le message reçu, l’approbateur peut ouvrir l’application d’approbation, où il dispose des fonctionnalités suivantes :
- suivi des demandes de commande selon le demandeur/l’organisation/l’état/etc.
- évaluation de la demande de commande
- ajout d’un commentaire à la demande de commande
- contrôle des budgets
- consultation de la demande de commande d’origine
- suivi de l’évaluation d’autres approbateurs
- après l’évaluation par les approbateurs, notification aux demandeurs par e-mail
Demande d'offre
Il est possible, pour un ou plusieurs articles, de créer une demande de prix (offre) pour un ou plusieurs fournisseurs.
Les offres reçues peuvent être enregistrées et être employées automatiquement comme référence sur le bon de commande.
Les relations entre les articles et les fournisseurs peuvent être définies dans les conditions d’achat. Pour chaque article, les conditions suivantes peuvent être gérées par fournisseur :
- code à barres, codage des articles et description du fournisseur
- données de paiement, de livraison et d’expédition
- données du dernier achat
- unités d’emballage du fournisseur
- accords tarifaires
Commande
Le bon de commande peut être créé automatiquement par le système, à la suite d’une demande de commande, ou manuellement. Les types de bons de commande suivants peuvent être créés :
- pour réapprovisionnement des stocks de l’entrepôt
Ces demandes sont uniquement utilisées lorsqu’on dispose d’un entrepôt et lorsqu'on veut passer des commandes pour réapprovisionner les stocks de ce dernier. Après la saisie de la demande de commande, la procédure d’approbation démarre, et la demande donne lieu à une commande. - commandes externes
Après sa saisie, la demande de commande comprend un minimum d’informations et possède l’état 'Au service d’achat'. Le responsable du service d’achat peut éventuellement imprimer les demandes d’offre pour différents fournisseurs.
Une fois la demande de commande complétée, l’état de la demande peut être modifié en 'Traitée par le service d’achat'. Après cette étape, la procédure d’approbation peut être activée et la demande donne lieu à une commande.
Après l’approbation définitive, le système effectue l’une des actions suivantes :
- s’il reste encore une suggestion de commande ouverte pour le même fournisseur que celui concerné par la demande de commande:
Les marchandises à commander sont ajoutées à la suggestion d’achat ouverte - s’il ne reste plus de suggestion de commande pour le même fournisseur que celui concerné par la demande de commande
une nouvelle suggestion de commande est créée automatiquement - en cas d’appel à un contrat:
pour chaque appel, il est vérifié si les conditions stipulées dans le contrat cadre convenu sont remplies.
Le bon de commande généré ou créé manuellement peut être consulté à l'écran (format RTF via MS Word) et être imprimé, faxé ou envoyé par e-mail.
Réception de marchandises
Rapprochement bon de commande/ordre d’appel - bon de livraison
Lors de la réception physique des marchandises, elles sont pointées et leurs quantités rapprochées pour chaque bon de commande (ou ordre d’appel) ou par rapport à l’ensemble des bons de commande. Les services peuvent être confirmés. En cas de dépassement d’un pourcentage de divergence précis, le système le signale et propose une recommande.
Lors de la réception physique de marchandises de stock, l’article peut être marqué comme étant consommé ou être attribué à un emplacement de stock précis.
Rapprochement bon de commande - facture
Les factures résultant d’un bon de commande sont envoyées par voie électronique à la comptabilité et sont enregistrées provisoirement. La facture ne doit donc plus être saisie manuellement. Le bon de commande et la facture peuvent être rapprochés tant du point de vue des quantités que de celui des montants, et être éventuellement complétés par des frais supplémentaires, comme les frais de transport.
