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Approbation electronique des factures
Le déroulement de l’approbation électronique est sensiblement plus rapide que la procédure d’approbation manuelle. À la réception de la facture, celle-ci peut en effet être immédiatement soumise pour approbation.
À cette fin, la facture est associée à un groupe d’approbateurs : l’ensemble des approbateurs peuvent être définis pour chaque groupe, ainsi que leurs critères (p. ex. montant, notification de l’approbation ou du refus par e-mail ...).
L’approbateur reçoit un e-mail dans sa mailbox composé d’un lien renvoyant aux factures soumises pour approbation. L’approbateur peut également examiner l’image scannée et les évaluations émanant d’autres approbateurs éventuels. En cas d’évaluation, l’approbateur a la possibilité de joindre un commentaire à la facture.
L’approbateur est à même de consulter certaines informations de la facture inscrite et même de les compléter (s’il y est habilité). Ainsi, un approbateur peut indiquer par exemple sous quelle rubrique de frais la facture ou la ligne de facture doit être comptabilisée.
Une facture peut être approuvée par plusieurs approbateurs : par exemple, le responsable du budget contrôle et approuve la facture au niveau des budgets et le responsable du département approuve la facture au niveau de son contenu.
